La plupart des grandes entreprises ont des départements entiers désignés pour surveiller et suivre les stocks. De plus, les petites entreprises consacrent généralement beaucoup de temps au processus de suivi des stocks. La raison pour laquelle le suivi des stocks reçoit tant d'attention de la part des entreprises de toutes tailles peut se résumer en un mot: l'argent. Les entreprises dépensent énormément d'argent en inventaire et la plupart veulent savoir exactement où se trouve cet inventaire à un moment donné.
Inventaire
La plupart des entreprises utilisent l'inventaire sous une ou plusieurs formes. Des entreprises telles que les détaillants et les grossistes achètent et vendent des produits. Ces entreprises ont un inventaire composé principalement des produits qu'elles achètent et vendent. D'autres entreprises, comme les fabricants, achètent des composants et des matières premières et transforment ces articles en un produit fini. L'inventaire d'un fabricant se compose de composants, de matières premières et de produits finis.
Suivi manuel ou automatisé
Le suivi des stocks comprend les systèmes et les politiques conçus pour surveiller le mouvement des stocks. Il y a de nombreuses années, les entreprises effectuaient un suivi manuel des stocks avec un système connu sous le nom de système de cartes ou cardex. Chaque fois qu'un inventaire était acheté ou vendu, la quantité était inscrite manuellement sur la carte de cet article et un nouveau montant en stock était totalisé. Aujourd'hui, certaines entreprises utilisent encore un type de système de saisie manuelle pour enregistrer les transactions d'inventaire, sauf que les entrées sont enregistrées dans un tableur plutôt que sur une carte papier. La technologie a considérablement amélioré la façon dont les stocks sont suivis. De nombreuses entreprises ont un flux de travail de suivi des stocks entièrement automatisé. Chaque fois qu'un mouvement de stock se produit, le système de gestion des stocks reçoit une mise à jour automatique de la transaction. Cela élimine une grande partie des erreurs humaines causées par le suivi manuel des stocks.
Importance
Les entreprises qui possèdent un inventaire ont généralement investi une grande quantité d'argent pour acheter l'inventaire. Le suivi des stocks surveille l'emplacement des stocks d'une entreprise dans la chaîne d'approvisionnement. Le suivi des stocks fournit également à une entreprise des données sur la quantité de stocks qu'elle possède, où ses stocks existent, l'état de ses stocks (endommagés, retournés, rejetés, en attente) et il aide à dissuader le vol et la perte. Le suivi des stocks fait également partie du programme complet de gestion des stocks d'une entreprise. La gestion des stocks constitue les directives selon lesquelles les stocks sont achetés, utilisés, déplacés, vendus et détruits.
Méthodes de suivi
Diverses méthodes de suivi existent pour suivre l'inventaire. Le code-barres, également connu sous le nom de code produit universel (UPC), reste l'une des méthodes de suivi des stocks les plus courantes. La majorité des épiceries et des détaillants utilisent le code-barres trouvé sur les produits pour scanner les articles au terminal du point de vente. Les codes-barres suivent le mouvement des stocks tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Le code-barres contient des données sur la description de l'article, le prix de l'article et l'unité de mesure de l'article. L'identification par radiofréquence (RFID) est une autre méthode utilisée pour suivre l'inventaire. La technologie RFID se présente sous deux formes: la RFID active et la RFID passive. La RFID active fonctionne mieux dans les environnements où des problèmes de sécurité existent et ceux qui nécessitent des informations de suivi en temps réel. La RFID passive fonctionne mieux lorsqu'elle est utilisée avec des scanners portables et là où les problèmes de sécurité n'existent pas.
Considérations
Les méthodes de suivi des stocks varient, mais elles remplissent toutes la même fonction: elles permettent de suivre le plus gros investissement d'une entreprise. Le système ou la méthode utilisé pour suivre l'inventaire est moins important que les politiques conçues pour gérer efficacement les mouvements de l'inventaire.