Les écritures de journal du haut sont des écritures non routinières saisies manuellement dans les journaux de comptabilité. Les entreprises saisissent les transactions financières dans des journaux pour tenir un registre financier des opérations quotidiennes de l'entreprise. Les crédits et débits saisis reflètent les dépenses, les revenus, les passifs et les actifs de la société. Les écritures du haut de la page ne sont généralement pas reflétées dans les autres grands livres de l'entreprise. Bien que les auditeurs reconnaissent les écritures de haut niveau comme un indicateur possible de fraude financière, il existe des raisons légitimes d'utiliser ce type d'écriture comptable et des méthodes pour gérer le risque.
Entrées du haut
Selon le Center for Audit Quality, les entreprises n'effectuent généralement pas d'entrées de haut niveau dans le grand livre général. Certaines entreprises enregistrent les entrées du haut de la page sur des feuilles de calcul distinctes et incorporent les informations dans les registres financiers ultérieurement. Les écritures du haut sont de nouveau saisies pour refléter les modifications réelles apportées à un compte de débit et de crédit. Les écritures supérieures peuvent être enregistrées après la consolidation des journaux ou des grands livres et avant que la société ne prépare ses états financiers. Les écritures supérieures effectuées dans les systèmes automatiques nécessitent généralement de remplacer le système pour permettre une écriture de journal manuelle non régulière.
Incorporer les entrées sur le dessus
Les entreprises veillent à l'inclusion des écritures du haut dans les états financiers par divers moyens, y compris l'impression d'une liste ou l'identification de toutes les écritures du haut de la page effectuées au cours d'une période comptable. Les comptables peuvent vérifier le bon traitement des écritures supérieures en rapprochant le grand livre général de l'entreprise et ses états financiers. La technique de vérification appelée «roll forward» vérifie les comptes du grand livre pour garantir l'inclusion de toutes les écritures de journal.
Risques
L'Association of Certified Fraud Examiners et d'autres organisations comptables professionnelles reconnaissent les entrées de haut niveau comme un risque potentiel de fraude et un système conçu pour fournir des informations financières frauduleuses. Le risque de fraude associé aux entrées de haut niveau résulte de plusieurs cas bien connus de fraude financière impliquant des entreprises qui ont utilisé des entrées de haut niveau pour fournir des informations incorrectes. Le plus grand risque réside dans les systèmes manuels qui utilisent des registres manuscrits ou des applications qui permettent une saisie manuelle illimitée des données. Les entreprises qui utilisent des entrées de premier plan pour des raisons légitimes peuvent avoir besoin de garantir aux investisseurs, aux prêteurs et aux professionnels de la finance que des freins et contrepoids sont en place pour éviter les abus.
Minimiser les risques
Les entreprises minimisent le risque d'entrées par le haut en développant et en utilisant des procédures qui fournissent des contrôles. Spécifiez les situations approuvées pour les entrées de haut niveau, telles que la correction d'une erreur précédente ou une entrée en attente d'informations de la fermeture des bureaux de la veille. Exigez une approbation pour chaque entrée du haut et limitez les autorisations pour faire de telles entrées à une ou deux personnes. Les entreprises qui utilisent des systèmes de comptabilité automatisés peuvent entrer des autorisations sur le dessus dans le système pour empêcher l'utilisation par d'autres, exécuter des contrôles système programmés pour imprimer et revoir les entrées du haut et programmer le système pour annuler automatiquement les entrées temporaires du côté supérieur le jour suivant.