Lorsque vous achetez une licence mono-utilisateur de QuickBooks, elle permet à une personne spécifique d'accéder à QuickBooks à partir d'un maximum de deux ordinateurs différents, par exemple un ordinateur personnel et professionnel. Si vous souhaitez que plusieurs personnes partagent l'accès à QuickBooks, vous devez acheter plusieurs licences mono-utilisateur ou une licence multi-utilisateur. La plus grande licence multi-utilisateurs que vous pouvez acheter est pour 30 utilisateurs simultanés.
Licences mono-utilisateur
Si vous avez deux utilisateurs qui doivent partager QuickBooks, vous devez acheter deux licences mono-utilisateur. Même si vous installez QuickBooks sur un seul ordinateur que les deux utilisateurs partagent lorsqu'ils exécutent QuickBooks, vous avez besoin de deux licences QuickBooks. Les deux licences vous permettraient également d'installer le programme QuickBooks sur l'ordinateur individuel de chaque utilisateur et de placer la base de données sur un ordinateur partagé, tel qu'un serveur. QuickBooks permettrait alors aux deux utilisateurs d'utiliser le programme en même temps.
Licences multi-utilisateurs
Si vous avez besoin de plus de deux licences pour QuickBooks, vous pouvez acheter une licence multi-utilisateur au lieu de licences mono-utilisateur supplémentaires. Les licences multi-utilisateurs permettent à un nombre maximum d'employés fixe d'utiliser QuickBooks en même temps. QuickBooks Pro propose une licence pour trois utilisateurs, QuickBooks Premier offre une licence pour cinq utilisateurs et QuickBooks Enterprise propose des licences pour cinq à 30 utilisateurs par incréments de cinq utilisateurs.
Licences et utilisateurs spécifiques
Les licences mono-utilisateur et multi-utilisateurs sont associées à des utilisateurs spécifiques. Ils ne peuvent pas être partagés entre un plus grand groupe d'utilisateurs qui ont besoin d'accéder au logiciel. Par exemple, disons que vous avez un groupe de sept employés qui pourraient utiliser QuickBooks. Même si pas plus de trois employés n'auraient jamais besoin d'exécuter QuickBooks simultanément, vous devez acheter une licence pour 10 utilisateurs. Vous ne pouvez pas acheter une licence pour trois utilisateurs et partager les licences entre les sept qui en ont besoin, car chacun a besoin de sa propre licence QuickBooks. Si un employé quitte l'entreprise, vous pouvez attribuer sa licence à un autre employé.
QuickBooks multi-utilisateurs
Lorsque vous implémentez QuickBooks multi-utilisateurs, placez la base de données QuickBooks sur un lecteur partagé auquel tous les utilisateurs de QuickBooks peuvent accéder. Si vous disposez d'un serveur qui stocke uniquement la base de données QuickBooks et ne donne pas accès au programme, vous n'avez pas besoin d'acheter une licence distincte pour l'ordinateur. Installez une copie de QuickBooks sur l'ordinateur de chaque utilisateur et entrez l'une des clés de licence de votre pack multi-utilisateurs. L'administrateur de QuickBooks doit activer le mode multi-utilisateur via le menu Fichier et configurer chaque utilisateur dans QuickBooks si l'utilisateur n'existe pas déjà.