Selon la Réserve fédérale américaine, le nombre de chèques payés entre 2006 et 2009 a diminué de 7.1% et les paiements par carte de débit ont augmenté de près de 15%. Bien que les consommateurs se convertissent lentement à un monde «sans papier», il est important pour les propriétaires d'entreprise d'offrir plusieurs options de paiement aux clients. Accepter des chèques peut être risqué, mais si vous voulez que votre entreprise accueille tous les types de clients, c'est une nécessité.
Faire des affaires en tant que
Les chèques adressés à votre entreprise doivent inclure le nom de votre entreprise dans le champ «Payer à l'ordre de». Si vous êtes propriétaire unique, vous êtes la seule personne à pouvoir encaisser le chèque. Ouvrez un compte courant à votre nom et attachez un «faire des affaires en tant que» au compte. De cette façon, si un client écrit le chèque à vous ou à votre entreprise, vous pouvez encaisser soit en utilisant le compte professionnel. Si votre entreprise n'est pas une entreprise individuelle, vous devez désigner des signataires autorisés pour le compte professionnel. Selon l'état dans lequel vous exercez vos activités, vous devrez peut-être enregistrer votre entreprise.
Ouvrez le compte
La façon dont vous devez ouvrir le compte bancaire dépend uniquement du type d'entreprise que vous possédez. Certaines banques autorisent les propriétaires d'entreprise à ouvrir des comptes en ligne, mais si vous possédez une entreprise qui fournit des services monétaires, une entreprise de télémarketing, une entreprise qui traite des métaux précieux, une entité gouvernementale ou une entité qui fait la promotion des jeux d'argent, vous devez ouvrir le compte en personne. Pour ouvrir un compte d'entreprise individuelle, vous devez fournir votre numéro de sécurité sociale ou votre numéro d'identification fiscale professionnel et un document indiquant à la fois le nom de votre entreprise et votre nom. Pour ouvrir un compte pour tout autre type d'entreprise, vous devez fournir le numéro d'identification fiscale de l'entreprise et tout autre document d'organisation prouvant que vous êtes inscrit auprès de l'État. Pour plus d'informations sur les documents requis pour ouvrir un compte bancaire professionnel, contactez votre banque.
Séparation des affaires et des finances personnelles
L'ouverture d'un compte bancaire professionnel vous permet non seulement d'encaisser des chèques d'entreprise, mais également d'améliorer l'organisation financière de votre entreprise. L'utilisation d'un seul compte bancaire pour vos transactions personnelles et commerciales rend difficile la séparation de vos transactions commerciales au moment de l'impôt. Bien que vous puissiez tenir un registre détaillé de vos bénéfices et dépenses, avoir un compte bancaire distinct est une autre façon de documenter chaque transaction financière qui se produit au sein de votre entreprise.
Traitement des chèques sous forme de débit
Traditionnellement, lorsqu'un client effectue un achat avec un chèque, il doit signer et présenter le chèque au moment de l'achat. Le propriétaire de l'entreprise doit ensuite déposer le chèque et attendre des jours pour que le chèque soit compensé. Grâce à une technologie de pointe, les propriétaires d'entreprise peuvent accepter les chèques et recevoir l'argent du chèque en quelques minutes par transfert électronique de fonds ou TEF. À l'aide d'une machine électronique de conversion de chèques, vous faites glisser le chèque à travers un scanner de chèques, qui est généralement attaché à votre terminal de carte de crédit. La machine scanne le chèque et demande le montant de la transaction et le permis de conduire ou le numéro d'identification du client. La machine vérifie le compte du client pour s'assurer que les fonds sont disponibles et transfère les fonds sur votre compte. Avoir la possibilité d'encaisser des chèques réduit immédiatement le risque d'accepter des chèques sans provision et offre à votre client plusieurs options de paiement sûres.