Accumuler la masse salariale signifie identifier les salaires et traitements que vos employés ont gagnés mais n'ont pas encore été payés. Une fois que vous avez payé la charge à payer, vous effectuez des écritures d'ajustement dans votre journal de paie pour compenser le compte de dépenses. La question de savoir si vous devez accumuler de la paie dépend de la façon dont vos employés sont payés.
Identification
Si vous payez vos employés sur une base bimensuelle, ils sont payés à jour, vous n'accumulerez donc pas de masse salariale. Par exemple, ils peuvent être payés le quinzième et dernier jour de chaque mois. Le premier comprend le salaire du premier au quinzième et le second du seizième au dernier jour du mois. Dans ce cas, chaque paiement constitue un salaire gagné jusqu'à la fin de la période de paie, qui coïncide avec le jour de paie. Cependant, si vos employés ne sont pas payés à jour - ce qui se produit généralement avec des employés rémunérés à l'heure à la semaine ou aux deux semaines - vous augmenterez votre masse salariale. Par exemple, les salaires bimensuels gagnés jusqu'au 31 janvier à payer au début de février nécessitent une accumulation de la masse salariale.
Salaires et retenues
Lors de l'accumulation de la paie, utilisez la date de fin de période de paie pour le jour de paie en question. Par exemple, si le salaire hebdomadaire du 13 janvier au 19 janvier doit être payé le 25 janvier, utilisez le 19 janvier comme date d'accumulation et notez que le salaire sera payé le 25 janvier. Sous votre compte de dépenses salariales, entrez salaire total payé sous forme de débit. Ensuite, indiquez le total de chaque déduction de chèque de paie en tant que crédits. Ces déductions comprennent l'impôt fédéral sur le revenu, l'impôt sur le revenu de l'État, l'impôt FICA, la saisie-arrêt de salaire et l'assurance maladie et 401 (k). Ajoutez les crédits et inscrivez le total sous forme de crédit sous votre compte de paie net à payer. Le total de vos crédits doit correspondre à votre débit total.
Responsabilités de l'employeur
Enregistrez vos charges salariales dans une entrée distincte sous la date d'accumulation. Saisissez le total de chaque dette sous forme de débit, puis compensez-les sous forme de crédits sur le compte à payer respectif. Par exemple, enregistrez votre responsabilité au titre de la taxe FICA, de l'indemnisation des accidents du travail, de la correspondance 401 (k) et de la taxe de chômage fédérale et étatique comme des débits individuels. Ensuite, sous votre compte à payer, entrez le total de tous ces débits en tant que crédit.
Remise
Le jour de la paie, pour compenser les accumulations, utilisez la date de paie réelle au lieu de la date d'accumulation. Enregistrez le montant net à payer sur la paie comme un débit et compensez-le comme un crédit sur votre compte de caisse. Enregistrez toutes les retenues de chèque de paie et les dépenses de paie que vous avez versées sous forme de débits. Ajoutez les débits et compensez le total sous forme de crédit sur votre compte de caisse.
Considérations
À la fin de votre mois ou de votre année comptable, accumulez la masse salariale si le salaire a été gagné dans un mois mais payé dans un autre. Notez la date d'accumulation ainsi que le mois et la date à laquelle le salaire sera payé. Si vous n'avez pas besoin d'accumuler la paie, faites simplement des entrées de paie à la fin de chaque période de paie, ce qui devrait correspondre à la date de paie.