L'inventaire est un actif majeur sur le bilan d'une petite entreprise et peut immobiliser les ressources en capital souvent limitées pour diverses périodes. Un contrôle efficace de la gestion des stocks oblige les entreprises à suivre avec précision les stocks d'inventaire à la fois dans les registres comptables et par comptage physique. Cela fournit à son tour la base pour prendre des décisions d'achat de stocks et maintenir le stockage des stocks à un niveau optimal pour mieux répondre à la demande de stocks. Pour améliorer le contrôle de la gestion des stocks, une petite entreprise doit également évaluer la qualité de l'inventaire au fil du temps pour s'assurer qu'elle stocke le bon inventaire.
Archives de comptabilité
La tenue à jour des registres comptables du compte d'inventaire permet d'améliorer le contrôle de la gestion des stocks. Des registres d'inventaire précis de la quantité d'inventaire disponible à un moment donné sont essentiels pour gérer et contrôler l'inventaire. Les entreprises peuvent utiliser le système d'inventaire permanent ou le système d'inventaire périodique pour conserver leurs registres d'inventaire. Dans le cadre du système d'inventaire permanent, les achats et les utilisations d'inventaire sont directement enregistrés dans le compte d'inventaire comme des avantages et des inconvénients respectivement, permettant à une entreprise d'accéder facilement aux informations d'inventaire. Dans le système d'inventaire périodique, un compte d'achat distinct est utilisé pour enregistrer les achats d'inventaire, et le compte d'inventaire n'affiche que le solde de début ou de fin. Le système d'inventaire périodique nécessite un décompte physique de l'inventaire final pour aider à déterminer la quantité d'inventaire utilisée pendant la période.
Comptage physique
Le comptage physique des stocks est une mesure importante pour améliorer le contrôle de la gestion des stocks. Quels que soient le système d'inventaire utilisé par une entreprise et la façon dont elle tient les registres d'inventaire, les pertes d'inventaire réel dues au vol, à la casse ou au gaspillage sont toujours une possibilité et peuvent ne pas être signalées et enregistrées dans le compte d'inventaire en temps opportun. Un inventaire physique périodique ou de fin d'année permet de découvrir la différence potentielle entre le montant de l'inventaire réel disponible et le montant de l'inventaire enregistré dans le compte d'inventaire. Sans ces informations, le contrôle de la gestion des stocks peut être mal orienté.
Niveau d'inventaire
L'objectif principal du contrôle de la gestion des stocks est de déterminer et de maintenir un niveau optimal de stocks, ce qui permet de libérer du capital d'investissement et de réduire les coûts de détention et de manutention des stocks. Une petite entreprise doit éviter de surcharger ses stocks ou de courir le risque de rupture de stock. Garder trop de stocks à portée de main augmente non seulement les coûts, mais expose également les stocks à une détérioration et à une obsolescence potentielles. D'un autre côté, maintenir le niveau de stock trop bas peut perturber les opérations commerciales normales. En mettant en œuvre un système de commande d'inventaire juste à temps grâce à de meilleures relations avec les fournisseurs, une entreprise peut améliorer son contrôle de gestion des stocks et, par conséquent, maintenir le niveau de stock plus léger.
Qualité de l'inventaire
Un contrôle efficace de la gestion des stocks permet également de garantir la qualité des stocks nouvellement achetés et de ceux en stock. Les entreprises peuvent détenir de mauvaises lignes de stocks en raison d'un contrôle de la qualité des stocks inadéquat. L'accumulation de stocks invendables et le manque de stocks souhaités par les clients peuvent indiquer des pertes potentielles de ventes. Un système approprié d'évaluation et d'assurance de la qualité des stocks contribue à améliorer le contrôle de la gestion des stocks pour permettre le stockage de lignes équilibrées de différents stocks, augmentant ainsi l'attrait des clients pour l'ensemble des opérations d'une entreprise.