L'engagement, l'attraction et la rétention des employés sont essentiels au succès d'une entreprise. Le niveau d'attraction détermine dans quelle mesure l'entreprise est attrayante, les niveaux d'engagement déterminent les efforts que les gens consacrent à leur travail et les taux de rétention déterminent le nombre d'employés qui restent réellement dans l'entreprise. Environ 33% des organisations utilisent des groupes de discussion pour déterminer le niveau d'engagement de leurs employés. Les groupes de discussion sont un moyen rentable et rapide de déterminer s'il y a des problèmes avec la perception des employés d'une entreprise et offrent généralement suffisamment d'informations pour mettre en place des plans d'action appropriés pour résoudre les problèmes.
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Clarifiez l'objectif du groupe de discussion. Bien que le but soit de mesurer la profondeur de l'engagement des employés dans l'entreprise, cela peut ne pas signifier grand-chose pour les employés qui y participeront. Préparez une déclaration ou un paragraphe qui explique en détail le résultat que vous espérez atteindre grâce au groupe de discussion.
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Configurez la date, l'heure et le lieu de la réunion. Évitez d'organiser le groupe de discussion pendant la saison chargée de l'entreprise ou à proximité d'un événement d'entreprise, comme la conférence annuelle des ventes. Prévoyez une à deux heures pour la session et réservez un emplacement qui pourra accueillir 12 à 15 personnes - six à 12 participants plus deux à trois animateurs. Pensez à l'emplacement, qu'il s'agisse d'une salle de conférence dans les bureaux de l'entreprise ou d'un lieu hors site et assurez-vous que l'environnement est privé, confortable et propice à la conversation.
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Identifiez et invitez les participants. Commencez par déterminer le nombre de participants que vous souhaitez dans le groupe en fonction de la taille de l'entreprise. Pour avoir une image fidèle de l'engagement des employés dans toute l'entreprise, vous devez avoir des employés de tous les services et niveaux de la hiérarchie de gestion. Puisque vous devez limiter votre groupe de discussion à un maximum de 12 employés, vous devrez peut-être planifier plusieurs séances. Une fois que vous avez un nombre défini de participants, commencez par identifier qui ils sont. Pour garder les choses impartiales, choisissez vos participants par rôle fonctionnel plutôt que par leur nom.
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Développez les questions, en les limitant entre quatre et sept. Assurez-vous que les questions sont ouvertes plutôt que celles auxquelles les participants peuvent répondre par un «oui» ou un «non». Utilisez des questions courtes, claires et de ton conversationnel. Si vous avez déjà effectué une enquête auprès des entreprises, utilisez les résultats pour déterminer les domaines qui nécessitent plus d'informations. Si vous commencez sans aucune information concrète, tenez-vous-en aux questions de base sur la façon dont les employés perçoivent leur valeur sur le lieu de travail, s'ils croient que la direction est déterminée à les aider à réussir et à écouter leurs opinions et s'ils croient qu'il existe des opportunités de croissance pour eux. .
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Rédigez un script qui comprend une introduction, les questions et une conclusion. Ceci est particulièrement important si vous dirigez plusieurs groupes de discussion pour vous assurer que vous conduisez chacun d'eux de la même manière.
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Nommez des animateurs neutres pour diriger le groupe de discussion et assurez-vous que les participants seront à l'aise pour parler ouvertement et honnêtement devant eux. Si vous prévoyez d'interroger les participants sur un département spécifique, par exemple, vous ne voudriez pas que le chef de département soit l'un des facilitateurs.
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Lancez la session. Commencez par présenter les animateurs et demandez à chaque employé de se présenter. Commencez par l'introduction où vous expliquez pourquoi vous dirigez le groupe de discussion et ce que vous espérez gagner, puis passez directement aux questions. Encouragez la conversation entre les participants et sondez lorsque les réponses données sont de nature générale. Si un employé déclare ne pas croire qu'il a un avenir dans l'entreprise, demandez-lui pourquoi il pense cela et comment l'entreprise peut changer cette perception. Enregistrez les thèmes de discussion et les réponses sur un tableau à feuilles mobiles ou un tableau blanc pendant qu'un deuxième animateur prend des notes plus détaillées de l'événement.
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Analysez les informations reçues juste après la session alors que les informations sont encore fraîches dans votre esprit et rédigez un rapport de synthèse. Une fois que vous avez terminé tous les groupes de discussion et les rapports de synthèse, planifiez une réunion avec les principales parties prenantes pour traduire les résultats afin de déterminer le niveau d'engagement des employés et mettre en place un plan d'action pour accroître l'engagement, si nécessaire.