Le calcul de la masse salariale de vos employés est une tâche relativement simple. Vous déterminez le salaire brut de chaque employé, soustrayez les déductions fédérales et étatiques pour arriver au salaire net. Vous pouvez effectuer les calculs à la main ou utiliser un logiciel de paie. Si vous préférez ne pas préparer votre propre paie en interne, un service de paie professionnel peut faire le travail à votre place. Cependant, peu importe qui prépare la paie, l'Internal Revenue Service (IRS) vous tiendra responsable de toute erreur.
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Déterminez les heures régulières et supplémentaires de chaque employé. Les employés qui travaillent 40 heures par semaine ou moins reçoivent leur salaire horaire normal. Tout ce qui dépasse 40 heures est payé à leur taux et demi. Par exemple, l'un de vos employés a travaillé 40 heures à 10 $ l'heure. Calculez sa paie régulière en multipliant 40 heures par 10 $ ou 400 $.
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Calculez la rémunération des heures supplémentaires de votre employé. Son taux d'heures supplémentaires est le taux normal plus la moitié supplémentaire de ce montant, soit 10 $ divisé par la moitié, soit 5 $. Son taux d'heures supplémentaires est de 10 $ plus 5 $ ou 15 $. Il a travaillé cinq heures supplémentaires. Calculez sa rémunération des heures supplémentaires en multipliant 5 heures (45 heures moins 40 heures) par 15 $ ou 75 $. Ajoutez 400 $ plus 75 $ pour obtenir son salaire brut de 475 $.
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Utilisez le formulaire W-4 de votre employé pour vous dire combien de personnes à charge ils demandent aux fins de la retenue fédérale. Vous aurez besoin de la publication 15 de l'IRS, de la circulaire E, du guide fiscal de l'employeur pour trouver le montant exact à retenir. Commencez par trouver le tableau de retenue qui correspond au statut de dépôt et à la fréquence de paie de votre employé. Ensuite, trouvez le salaire brut de votre employé dans la colonne de gauche. Regardez maintenant en haut de la page et trouvez le nombre de personnes à charge réclamées par votre employé. Descendez cette colonne de montant jusqu'à ce que vous arriviez à la ligne de salaire brut de l'employé. Il s'agit du montant que vous devez retenir pour la paie de votre employé.
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Déterminez si vous devez retenir l'impôt sur le revenu de l'État sur le salaire de vos employés. Utilisez les informations disponibles sur le site Web du département des revenus de votre État pour calculer le montant de la retenue. La plupart des États ont leur propre version du W-4 pour déterminer combien de personnes à charge un employé réclame. Après avoir calculé le montant correct, soustrayez-le du salaire brut de votre employé. L'argent que vous avez retenu doit être versé à l'agence fiscale de votre État conformément à la loi de l'État.
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Calculez la retenue à la source de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie de votre employé en pourcentage basé sur leur salaire brut. Pour 2013, le taux de retenue de la sécurité sociale est de 6.2 pour cent sur les gains jusqu'à 113,700 1.45 $. Le taux de retenue de Medicare est de 500% sur tous les revenus. Par exemple, le salaire brut de votre employé est de 500 $. Multipliez 6.2 $ par 31 pour cent pour obtenir son montant de retenue de la sécurité sociale de 500 $. Multipliez 1.45 $ par 7.25 pour cent pour obtenir son montant de retenue Medicare de XNUMX $.
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Déterminez le salaire net de chaque employé pour calculer le montant total de votre masse salariale. Par exemple, si le salaire brut d'un employé est de 500 $, soustrayez la retenue fédérale de 100 $, la retenue d'État de 50 $, la retenue de la sécurité sociale de 31 $ et les retenues de 7.25 $ Medicare pour obtenir son salaire net de 311.75 $. Après avoir calculé le salaire net de chaque employé, additionnez le salaire brut, les retenues individuelles et le salaire net de chaque employé pour obtenir le montant total de la masse salariale calculé.