En tant que propriétaire d'entreprise, vous interagissez probablement quotidiennement avec plusieurs listes de contacts. Ces listes contenant des informations client ou client peuvent résider dans Outlook, sur un téléphone portable ou même dans une application de calendrier en ligne. Vos feuilles de calcul Excel peuvent contenir des informations de contact que vous souhaitez stocker dans l'une de ces applications. En configurant votre feuille de calcul, vous pouvez la convertir en une liste de contacts délimitée par des virgules que d'autres applications peuvent charger.
Préparez la feuille de calcul
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Lancez Excel et ouvrez votre feuille de calcul contenant les informations de contact. Une feuille de calcul typique avec ces informations contient plusieurs colonnes qui identifient chaque contact. «Nom», «Adresse e-mail» et «Numéro de téléphone» sont des en-têtes de colonne courants.
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Ajoutez des en-têtes de colonne s'il n'en existe pas. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le numéro de ligne à gauche de la première cellule de la feuille de calcul et sélectionnez «Insérer». Excel ajoute une nouvelle ligne en haut de la feuille de calcul. Tapez les en-têtes dans chacune des cellules de la ligne. Chaque en-tête de colonne doit décrire les données de la colonne. Par exemple, vous pouvez nommer un en-tête «Zip» si la colonne contient des codes postaux.
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Masquez les colonnes dont vous ne voulez pas dans la liste de contacts en cliquant avec le bouton droit sur leurs en-têtes de colonne et en sélectionnant "Masquer". Masquez plusieurs colonnes en maintenant la touche «Maj» enfoncée et en cliquant sur les en-têtes de colonne souhaités pour les mettre en surbrillance. Cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de colonne sélectionné et sélectionnez «Masquer» pour les masquer tous.
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Vérifiez que les cellules de la feuille de calcul contiennent toutes les informations souhaitées dans votre liste de contacts. Recherchez les cellules vides et ajoutez les informations si vous les avez.
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Cliquez sur l'en-tête de colonne contenant le nom du contact, puis sur l'onglet «Accueil» du ruban. Cliquez sur «Trier et filtrer», puis sur «A à Z» pour trier les lignes par ordre alphabétique.
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Réorganisez les colonnes si vous le souhaitez. Par exemple, si vous souhaitez qu'une colonne "Numéro de téléphone" apparaisse avant une colonne "Adresse e-mail", cliquez sur l'en-tête de colonne que vous souhaitez déplacer pour mettre la colonne en surbrillance. Déplacez le curseur de votre souris sur le bord de la colonne jusqu'à ce qu'il se transforme en flèche. Maintenez la touche "Shift" enfoncée et faites glisser la colonne où vous le souhaitez.
Créer une liste de contacts
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Cliquez sur "Fichier", puis sur "Enregistrer sous".
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Tapez un nom pour la liste de contacts dans la zone de texte «Nom de fichier». Cliquez sur la zone déroulante «Enregistrer en tant que type» et sélectionnez «Classeur Microsoft Excel 5.0 / 95 (* xls)». Cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le fichier dans une autre feuille de calcul Excel. Cela garantit que vous pouvez revenir à la feuille de calcul plus tard et mettre à jour si nécessaire.
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Cliquez à nouveau sur "Fichier" et cliquez sur "Enregistrer sous" pour rouvrir la fenêtre "Enregistrer sous".
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Cliquez sur le menu déroulant "Enregistrer sous le type" et sélectionnez "CSV (délimité par des virgules) (* .csv). Cliquez sur" Enregistrer ". Excel enregistre la feuille de calcul sous forme de fichier délimité par des virgules.
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Ouvrez l'Explorateur Windows et recherchez le fichier. Cliquez dessus avec le bouton droit pour afficher un menu d'options. Maintenez votre souris sur l'option «Ouvrir avec» et cliquez sur «Bloc-notes» pour ouvrir le fichier dans le Bloc-notes. Vous verrez les valeurs de votre feuille de calcul. Des virgules séparent chaque valeur qui apparaît sur une ligne.