De nombreux propriétaires de petites entreprises confondent le statut d'exonération fiscale avec la possibilité de déclarer certains achats comme exonérés de la taxe de vente. Une organisation à but non lucratif, comme un gouvernement ou un groupe caritatif, est généralement exonérée d'impôt sur le revenu et de taxe de vente, et demande l'approbation de l'Internal Revenue Service. Toutefois, un grossiste qui est en affaires pour réaliser un profit peut demander une exonération de la taxe de vente et d'utilisation sur les marchandises achetées pour la revente. Les exonérations de la taxe de vente pour les grossistes sont gérées au niveau de l'État. Chaque État a des exigences légèrement différentes pour réclamer l'exemption de revendeur.
Permis de taxe de vente
Dans la plupart des États, vous devez obtenir un permis de taxe de vente. Le permis vous autorise à percevoir et à verser la taxe de vente à l'État. Les certificats portent généralement un numéro que vous devez utiliser lorsque vous informez un fournisseur que votre commande est exonérée de la taxe de vente. La Pennsylvanie fait partie des États qui exigent un certificat de grossiste distinct. En Pennsylvanie, vous pouvez remplir un formulaire «d'enregistrement d'entreprise» PA-100 pour demander le certificat. Le Nouveau-Mexique exige un «certificat de transaction non imposable», disponible auprès de la commission fiscale de l'État, mais acceptera également le «certificat de taxe uniforme de vente et d'utilisation» et le «certificat de vente uniforme des États frontaliers pour la revente».
Certificats multi-juridictions
Si vous exercez vos activités dans plusieurs États, vous pouvez peut-être utiliser l'un des certificats multi-juridictions. Le «Certificat uniforme de taxe de vente et d'utilisation - Multijuridiction» vous permet de préparer un formulaire répertoriant vos numéros d'identification fiscale par État. Utilisez un formulaire pour chaque fournisseur. L'Alaska, le Delaware, l'Indiana, la Louisiane, le Massachusetts, le Missouri, le New Hampshire, New York, l'Oregon, la Virginie, la Virginie occidentale et le Wyoming n'acceptent pas ces certificats «généraux».
L'Arizona, la Californie, le Nouveau-Mexique et le Texas accepteront le «certificat de vente uniforme des États frontaliers pour revente» pour les ventes entre les États participants. Les vendeurs de la région frontalière du Mexique peuvent également utiliser ce certificat pour les ventes ou les achats effectués dans ces quatre États. Obtenez ces formulaires sur les sites Web du département des recettes des États participants.
Déterminer l'admissibilité
Chaque État a une liste différente de produits qui peuvent être exemptés pour les grossistes. Vous devriez consulter le département du revenu de votre état ou l'agence de la taxe de vente pour une liste complète. En général, cependant, les grossistes ne peuvent exonérer que les marchandises qu'ils revendent. Par exemple, en Floride, vous ne pouvez pas demander une exonération de la taxe de vente pour les fournitures de bureau, même si elles sont nécessaires pour expédier des commandes à vos clients. Si vous retirez une marchandise de l'inventaire pour un usage personnel ou professionnel et que vous n'avez pas payé de taxe de vente sur celle-ci au moment de l'achat, vous devez verser la taxe d'utilisation sur les articles.
Fournir des certificats d'exemption aux fournisseurs
Une fois que vous avez obtenu les enregistrements appropriés de l'agence fiscale de votre État, vous devrez fournir des documents à vos fournisseurs. Sans preuve que vous achetez des articles pour la revente, la plupart des fournisseurs insisteront pour facturer la taxe de vente sur vos achats, car la responsabilité de collecter et de payer la taxe incombe à eux. Demandez à chaque fournisseur comment il préfère que vous délivriez le certificat d'exemption, par télécopieur ou par courrier par exemple, et conformez-vous rapidement. Vous devez également vous demander si le fournisseur conservera votre certificat dans ses dossiers afin que vous n'ayez pas à le fournir lors de futures commandes.