Les employés à tous les niveaux d'une entreprise peuvent commettre une fraude sur les comptes clients. Les méthodes varient, mais la plupart impliquent de détourner de l'argent avant que les paiements ne soient correctement enregistrés dans les livres financiers de l'entreprise. Les employés qui commettent une fraude sur les comptes clients volent de l'argent à l'entreprise, ce qui affecte les bénéfices, mais peut également entraîner la perte de clients et un système comptable compromis. La mise en œuvre de contrôles comptables internes rigoureux permet d'éviter la fraude sur les comptes clients. Les petites entreprises avec peu d'employés sont souvent incapables d'attribuer différents aspects des comptes clients à différents employés, de sorte que la détection de la fraude revêt une plus grande importance.
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Former les employés et la direction à reconnaître et détecter les différents types de fraude et de dissimulation des comptes clients. L'écrémage, connu sous le nom de fraude hors livre, implique le vol de créances avant que les fonds ne soient enregistrés. Le rodage consiste à enregistrer en continu le paiement d'un client sur le compte d'un autre client pour dissimuler le vol de créances. Le remplacement du chèque contre argent consiste à remplacer les paiements escomptés volés par des revenus imprévus, tels que des remboursements ou des remises. Le vol de relevés de compte, d'avis de retard et d'autres documents financiers dissimule temporairement la fraude sur les comptes débiteurs. Les employés commettent également des fraudes aux comptes débiteurs en signalant à tort les comptes comme anciens ou non recouvrables ou en renvoyant les comptes courants à des agences de recouvrement pour cacher les paiements volés et recevoir des pots-de-vin.
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Surveiller et superviser tous les employés et revoir leur travail fréquemment, en particulier les employés nouveaux et récemment promus qui ont accès au courrier entrant et aux dossiers financiers.
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Assurer la surveillance du travail des employés qui exécutent des tâches qui devraient être séparées dans le cadre de contrôles internes appropriés. Par exemple, l'employé qui ouvre le courrier et enregistre les chèques reçus ou la personne qui traite les comptes clients et envoie les relevés de compte par la poste.
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Recherchez les signaux d'alarme dans le comportement des employés, tels que des changements importants dans les habitudes de dépenses, ne jamais prendre de congé et ne pas vouloir prendre des vacances.
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Étudiez les changements soudains chez les fournisseurs, les habitudes d'achat inconnues et la relation entre les fournisseurs et les employés. Vérifiez l'existence de nouveaux fournisseurs pour éviter les fraudes via les fournisseurs shell et les pots-de-vin.
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Obliger tous les employés à prendre des vacances et, si possible, à alterner les tâches périodiquement pour permettre aux autres employés d'avoir accès aux registres comptables et d'exécuter les tâches qui pourraient dissimuler la fraude aux comptes débiteurs.
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Mettre en œuvre un programme de dénonciation pour encourager le signalement des activités frauduleuses, y compris le vol et les procédures comptables inappropriées.
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Effectuer des audits internes surprises pour détecter les pratiques comptables qui couvrent la fraude aux comptes clients. Les employés autorisés à ajuster des comptes peuvent supprimer des comptes, marquer des comptes comme étant en souffrance, annuler des comptes, enregistrer des paiements volés sur des comptes anciens ou faux et utiliser un équilibrage forcé de la trésorerie et des comptes clients pour dissimuler le vol des paiements enregistrés.
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Embaucher des professionnels pour effectuer régulièrement des audits externes et demander à l'auditeur d'expliquer les méthodes de détection de fraude utilisées.