Après avoir effectué une procédure plusieurs fois, cela peut devenir complètement routinier, mais avoir de la documentation peut vous aider lorsque vous avez un roulement de personnel ou que vous êtes absent de cette tâche pendant un certain temps. Microsoft Word peut vous aider à enregistrer un flux de processus, qui montre une représentation graphique de quelque chose du début à la fin. Tirez parti de la fonctionnalité SmartArt de Word, qui vous permet d'être instantanément opérationnel avec un organigramme de processus de base.
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Ouvrez Microsoft Word. Si la taille de page par défaut actuelle de Word de 8.5 sur 11 pouces ne correspond pas à votre flux de processus prévu, cliquez sur l'onglet «Mise en page», puis cliquez sur le bouton «Taille» et choisissez une nouvelle taille. Vous pouvez également cliquer sur le bouton «Orientation» et sélectionner «Paysage» si vous pensez que votre flux de processus sera plus large que plus long.
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Cliquez sur l'onglet "Insertion", puis sur le bouton "SmartArt" sur le ruban pour ouvrir la fenêtre Galerie de diagrammes. Cliquez sur le bouton «Organigramme», qui est peut-être déjà défini par défaut. Cliquez sur le bouton «OK» pour insérer un diagramme de flux de processus très basique avec une boîte supérieure et trois boîtes de dérivation.
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Cliquez sur l'onglet violet «Outils d'organigramme» en haut du nouvel écran. Affichez les options du flux de processus, notamment la modification de la direction du flux, la modification de la couleur des cases et l'ajout au graphique.
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Ajoutez au graphique par défaut de Word de base en cliquant n'importe où dans le graphique. Cliquez sur l'onglet «Outils d'organigramme», puis sur le bouton «Subordonné», «Collaborateur» ou «Assistant» sur le côté gauche du ruban. Celles-ci ne doivent pas nécessairement représenter une relation de travail réelle; ils indiquent où la nouvelle boîte apparaîtra dans le diagramme de flux de processus. Si la boîte apparaît là où vous ne le souhaitez pas, cliquez dessus et faites-la glisser en place sur les branches.
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Cliquez dans la zone «Cliquez pour ajouter du texte» de la zone supérieure. Saisissez le nom de la tâche de processus ou le début du processus que vous préférez, par exemple "Augmenter les ventes de vide". Pour mettre en forme le texte dans cette boîte, mettez-le en surbrillance, cliquez sur l'onglet «Accueil» et utilisez la partie Police du ruban pour ajuster la taille, la position, la police et la couleur.
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Ajoutez du texte à toutes les cases du flux de processus. Les cases les plus basses doivent contenir le point final, où le processus est terminé. Si vous vous retrouvez avec des boîtes supplémentaires, cliquez sur la bordure d'une boîte et appuyez sur la touche «Supprimer». Notez que l'ajout ou la suppression de zones réduit ou agrandit le diagramme de flux de processus, respectivement, afin qu'il puisse toujours s'adapter à la page Word.
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Modifiez l'ombrage d'arrière-plan d'une boîte à partir du bleu par défaut de Word en cliquant sur la boîte individuelle. Cliquez sur l'onglet «Outils d'organigramme», puis sur le menu «Remplissage de forme» et choisissez un carré de couleur. Notez que cela ne modifie que la case sélectionnée. Modifiez plusieurs cases, comme une ligne entière, en appuyant sur la touche «Maj» et en la maintenant enfoncée avant de cliquer sur chaque case.
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Répétez ce processus pour remplir toutes les cases du flux de processus. Vous souhaiterez peut-être délimiter davantage les tâches sur le graphique en utilisant des couleurs différentes pour chaque niveau ou des couleurs différentes pour chaque «branche» du graphique.
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Cliquez sur le menu "Fichier" et sélectionnez "Enregistrer sous". Entrez le nom du processus, tel que «VacuumSales», dans la case «Nom de fichier», puis cliquez sur le bouton «Enregistrer».