Vos clients ont souvent besoin de reçus pour les biens ou services qu'ils achètent. Un reçu fournit une preuve physique d'un achat et d'un paiement. En outre, vos clients peuvent souhaiter des reçus pour justifier les dépenses des employés ou les déductions qu'ils réclament dans les déclarations de revenus. Cependant, il n'est pas toujours possible de remettre à un client un reçu imprimé automatiquement par une caisse enregistreuse. Par exemple, les commerciaux externes qui acceptent les paiements ont besoin d'une alternative. Même si tous vos reçus clients sont générés automatiquement, le système peut tomber en panne. Soyez prêt à faire un reçu de registre afin d'avoir une sauvegarde utile
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Sélectionnez un formulaire de réception approprié. Une option consiste à acheter des blocs de reçus vierges dans un magasin de fournitures de bureau. Si vous préférez créer vos propres reçus et les imprimer, utilisez un programme de traitement de texte tel que Microsoft Office ou un programme spécialisé de génération de reçus en ligne. Dans tous les cas, vous pouvez personnaliser les reçus imprimables pour votre entreprise. Les exigences commerciales varient, alors choisissez ou concevez un reçu qui offre des espaces pour toutes les informations dont vous avez besoin.
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Placez le nom et l'adresse de votre entreprise en haut du reçu. Incluez le numéro de téléphone et d'autres informations de contact telles que votre adresse Web et votre adresse e-mail. Si vous imprimez vos propres reçus personnalisés, la préimpression de ces informations garantit l'exactitude et facilite et accélère le remplissage des reçus.
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Entrez les informations de transaction, en commençant par la gauche avec le nom d'un produit et le nombre d'unités achetées. Ensuite, entrez le prix unitaire. Sur la gauche, vous avez besoin de deux colonnes. Le premier concerne les crédits et la colonne à l'extrême droite concerne les achats. Entrez le prix d'achat total pour le nombre d'unités vendues. Répétez ces étapes pour saisir les informations de chaque produit vendu sur les lignes ci-dessous. Utilisez la colonne de crédit pour un produit qu'un client a retourné ou si vous remettez le prix normal.
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Entrez le montant total sous forme de sous-total au bas du reçu. Dans l'espace ci-dessous, entrez la taxe de vente, le cas échéant. Additionnez le sous-total et la taxe de vente et entrez le total dans l'espace prévu à cet effet. Si vous accordez un crédit, vos clients risquent de ne pas payer la totalité du montant immédiatement. Si tel est le cas, saisissez le montant payé et le solde impayé. Signez le reçu si cela convient au type de transaction.