Dans une petite entreprise ou un petit service informatique, le comptage physique et le suivi des stocks peuvent être une chose facile et rapide à faire. Même un novice en informatique peut ouvrir une feuille de calcul et répertorier quelques ordinateurs et leurs périphériques pour un rappel rapide plus tard. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que votre nombre d'actifs augmente, il est préférable de disposer d'une méthode spécifique de suivi des ordinateurs afin de ne pas les perdre de vue.
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Démarrez n'importe quel système d'inventaire informatique en étiquetant physiquement chaque actif sur une valeur prescrite. Contactez votre agent d'assurance pour plus de détails sur la documentation nécessaire pour la protection contre les pertes.
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Créez un schéma de dénomination qui vous aide à suivre l'inventaire. Certains utiliseront un simple numéro d'autocollant ou un autocollant «Bonjour. Mon nom est» avec l'adresse IP de l'ordinateur répertoriée dans le champ du nom pour une identification facile. L'étiquette physique préférée est une étiquette inviolable avec un code à barres que vous pouvez scanner dans une base de données d'inventaire informatique.
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Renommez chaque ordinateur pour qu'il corresponde à son étiquette. Cliquez sur "Démarrer", cliquez-droit sur "Ordinateur" puis "Propriétés". Cliquez sur "Modifier" sur l'onglet "Nom de l'ordinateur". Une fois que vous avez changé votre nom, vous devez redémarrer pour qu'il prenne effet. Utilisez un nom descriptif tel que "Computer-Lab-11" pour faciliter la recherche d'un emplacement.
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Examiner le logiciel de base de données de gestion des stocks informatiques. Ce logiciel analysera votre réseau à la recherche de l'adresse MAC de chaque ordinateur, un numéro spécifique à ce système uniquement, et l'insérera dans une base de données que vous pourrez interroger si nécessaire. Il existe des versions gratuites de ce logiciel prises en charge par des publicités et des versions commerciales pouvant coûter plus de 1,000 $.
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Écrivez une base de données de base dans Microsoft Access ou un programme similaire. Cette méthode fonctionnera pour les petites et moyennes opérations, mais manquera de la gérabilité des logiciels conçus pour la maintenance et le suivi des ordinateurs. Il vous permettra de regrouper les types d'actifs et d'appliquer des valeurs en dollars.
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Achetez une imprimante et un scanner de codes à barres. Le scanner est un appareil portatif qui conservera généralement l'inventaire dans sa mémoire pour un téléchargement lorsque vous avez terminé la numérisation ou le transmettra automatiquement à un ordinateur avec un signal sans fil ou Bluetooth standard.
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Créez une liste de contrôle de ces étapes à utiliser avec chaque acquisition d'ordinateur. Intégrez cette liste de contrôle à la procédure de déploiement de votre ordinateur.