Ce serait bien de simplement «penser» à un e-mail qui est ensuite automatiquement envoyé à un client via nos ordinateurs ou téléphones portables, mais ce n'est pas encore le cas. Il existe cependant des fonctionnalités dans les e-mails et les programmes auxiliaires qui généreront automatiquement des e-mails pour vous dans la mesure où la technologie actuelle le permet. Cela signifie généralement diverses méthodes de génération de renvois, de messages chronométrés ou de réponses automatiques.
Générer des transferts automatiques
La plupart des plateformes de messagerie vous permettent de générer des transferts automatiques vers une adresse spécifique chaque fois que vous recevez un e-mail. Recherchez des termes tels que «POP» ou «Transfert» dans les paramètres ou le menu d'options de votre plate-forme. Par exemple, dans Yahoo! Mail, cliquez sur le menu déroulant «Options», puis «Options de messagerie», puis «Pop and Forwarding». Sélectionnez "Transférer votre messagerie Yahoo!" et saisissez l'adresse e-mail vers laquelle vous souhaitez transférer. Cliquez sur "Enregistrer les modifications". La réalisation de cette étape est essentielle avant de passer à la section suivante.
Filtre automatique et transfert
Certaines plates-formes de messagerie, telles que Gmail, disposent de filtres de messagerie que vous pouvez utiliser pour générer des transferts automatiques de messages entrants spécifiques vers d'autres comptes de messagerie. Dans Gmail, par exemple, vous cliquez sur l'icône "engrenage" en haut à droite de votre page Gmail. Sélectionnez "Paramètres" dans le menu déroulant. Cliquez sur "Filtrer". Cliquez sur "Créer un nouveau filtre". Entrez les critères de transfert, tels que le courrier provenant d'un certain expéditeur. Cliquez sur "Créer un filtre avec cette recherche". Cochez la case "Transférer à" et choisissez l'adresse à laquelle vous souhaitez transférer. Suivez les instructions de votre plate-forme de messagerie électronique, si elle prend en charge un tel transfert.
Synchronisation et réponse automatiques
Certaines plateformes de messagerie vous permettent de planifier l'envoi de vos e-mails. Sur l'écran de votre message composé, recherchez un bouton "Envoyer plus tard" ou quelque chose de similaire dans vos paramètres ou dans le menu d'options. Dans la plate-forme Go Daddy, par exemple, recherchez une petite icône avec un logo en forme d'horloge dans le coin supérieur gauche. Pour certaines plates-formes, cependant, comme Gmail, vous devrez installer un plugin pour bénéficier de cette fonctionnalité. Pour Gmail, téléchargez le plugin Boomerang (voir la section Ressources), qui ne fonctionne qu'avec les navigateurs Firefox et Google Chrome. Boomerang envoie automatiquement des e-mails à une heure déterminée. Pour les autres plates-formes, recherchez cette fonctionnalité dans vos menus Paramètres ou Options.
La plupart des plates-formes de messagerie prennent également en charge les e-mails de réponse automatique, parfois appelés «répondeurs de vacances», dans lesquels un message pré-écrit est envoyé automatiquement à quiconque vous envoie un e-mail pendant une période de temps spécifiée. Recherchez «réponse automatique» ou «répondeur de vacances» dans les menus Paramètres ou Options de votre programme de messagerie.
Programmes auxiliaires
Des programmes tels que Constant Contact et FanBridge's Social Digest génèrent automatiquement des e-mails pour les listes d'e-mails des clients. Constant Contact s'adresse à toute entreprise disposant d'une liste de diffusion de clients, et FanBridge s'adresse aux musiciens, comédiens, athlètes et autres personnalités publiques. Le programme Social Digest de FanBridge compile les données des sites de médias sociaux spécifiés par un utilisateur, tels que Tumblr, et les compile dans un e-mail envoyé aux fans par e-mail. Constant Contact envoie automatiquement des e-mails de bienvenue et d'autres messages à une liste de diffusion à des heures spécifiées. Suivez les instructions de votre programme de choix.