Microsoft Access prend en charge l'importation directe de données de feuille de calcul à partir de fichiers que vous avez créés dans Microsoft Excel ou enregistrés en tant que fichiers XLS ou XLSX dans une autre application capable de créer des documents compatibles Excel. Vous pouvez créer une base de données directement à partir de votre feuille de calcul, en transformant les en-têtes de colonne avec lesquels vous avez identifié le contenu de vos données en noms de champ dans votre table Access. Si vous avez créé plusieurs feuilles de calcul contenant les mêmes colonnes de données, vous pouvez combiner leur contenu dans un seul fichier Access en répétant le processus d'importation de données avec chaque feuille de calcul individuelle.
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Passez à l'onglet "Données externes" dans Access et recherchez le groupe "Importer et lier". Cliquez sur l'option "Excel". La boîte de dialogue "Obtenir des données externes - Feuille de calcul Excel" s'ouvre.
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Cliquez sur le bouton "Parcourir" et utilisez la boîte de dialogue "Ouvrir un fichier" pour localiser le premier fichier Excel que vous souhaitez importer. Cliquez sur le bouton «Ouvrir» pour revenir à la boîte de dialogue «Obtenir des données externes».
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Sélectionnez le premier bouton radio dans l'ensemble de trois choix pour définir la manière dont les données Excel seront utilisées. Cette option crée une nouvelle table dans la base de données actuelle. Cliquez sur le bouton "OK" pour passer à l'assistant d'importation de feuille de calcul.
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Cliquez sur le bouton "Afficher les feuilles de calcul" et identifiez la feuille de calcul que vous souhaitez utiliser. Si votre fichier de feuille de calcul ne contient qu'une seule feuille de calcul, votre choix est simple. S'il en contient plusieurs, veillez à sélectionner le bon choix. Examinez les exemples de données au bas de l'assistant pour vérifier que vous avez choisi la feuille de calcul appropriée et que la première ligne de données se compose d'en-têtes de colonne. Cliquez sur le bouton "Suivant" pour continuer.
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Cliquez sur la case à cocher «La première ligne contient les en-têtes de colonne» pour indiquer à Access d'utiliser ces étiquettes de colonne comme noms de champ. Vous pouvez voir les noms de champ proposés dans les exemples de données au bas de l'assistant. Cliquez sur le bouton "Suivant" pour continuer.
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Cliquez sur la première colonne de vos données et utilisez les "Options de champ" au-dessus des exemples de données pour fournir des informations sur les données. Utilisez la case "Nom du champ" pour remplacer l'en-tête de colonne comme nom de champ. Définissez le menu déroulant «Type de données» sur «Texte», «Mémo», «Nombre», «Données», «Heure», «Devise», «Oui / Non» ou «Lien hypertexte», selon le contenu de la colonne . Cochez la case "Ne pas importer le champ (Ignorer)" pour omettre une colonne. Utilisez le menu déroulant "Indexé" pour indiquer si le contenu du champ doit être indexé. Cliquez sur le bouton "Suivant" pour continuer.
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Définissez une clé primaire pour votre importation de données. Par défaut, Access ajoute une clé primaire qu'il sélectionne. Vous pouvez remplacer son choix ou lui dire de ne pas créer de clé. Cliquez sur le bouton "Terminer" pour continuer.
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Réexécutez l'assistant d'importation, en choisissant cette fois d'ajouter des données à votre nouvelle table et en spécifiant le nom du fichier suivant que vous souhaitez importer. Ajoutez vos données et relancez l'assistant pour le fichier suivant. Répétez ce processus jusqu'à ce que vous ayez importé toutes les données de votre feuille de calcul.