Les propriétaires d'entreprise, petites et grandes, utilisent le formulaire W-2 pour transmettre des informations sur les salaires et traitements aux employés. Le formulaire rempli indique à vos employés le montant d'argent qu'ils ont gagné au cours d'une année fiscale ou civile, ainsi que des informations de retenue, telles que les impôts fédéraux et d'État, le cas échéant. Selon la loi, les formulaires W-2 doivent être distribués à tous les employés avant le 31 janvier suivant la clôture de l'année d'imposition. Si vous êtes une petite entreprise qui ne possède pas de logiciel d'impôt, utilisez un service gratuit offert par l'Administration de la sécurité sociale pour remplir et imprimer les formulaires W-2.
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Inscrivez-vous pour un compte professionnel gratuit auprès de la Social Security Administration sur leur site Web socialsecurity.gov. En tant que petite entreprise, ce service vous permet de générer et d'imprimer jusqu'à 20 formulaires W-2 sans frais.
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Entrez les informations de l'entreprise dans le modèle W-2. Cela comprendra le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et le numéro d'identification fiscale de votre entreprise.
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Saisissez les informations d'identification de chaque employé, telles que son nom, son adresse et son numéro de sécurité sociale. Saisissez le salaire annuel correspondant, le salaire et les données de retenue de vos registres de paie. Revérifiez les informations pour vous assurer de leur exactitude; vos employés utilisent ces informations pour leurs déclarations de revenus et, par conséquent, les données doivent être précises pour éviter toute erreur fiscale.
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Imprimez les formulaires. Inspectez les formulaires imprimés une fois de plus pour déceler toute erreur. Si les formulaires sont exacts, placez-les dans les enveloppes de l'entreprise et postez-les à vos employés.