L'impression d'un format de document portable (PDF) à partir de Microsoft Word est une procédure assez simple. Le document résultant conservera sa mise en forme, sa pagination et ses polices sur toutes les plates-formes. Les documents PDF sont largement utilisés pour les particuliers et les entreprises et les lecteurs PDF sont disponibles gratuitement. Microsoft Word vous permet d'enregistrer des documents au format PDF, de sorte que vous puissiez conserver l'aspect et la convivialité du document d'origine et de protéger votre travail, car les documents PDF ne sont pas facilement modifiés et vous pouvez même empêcher l'impression.
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Lancez l'application Microsoft Word à partir du bureau Windows (cliquez sur «Démarrer», puis choisissez «Microsoft Office» puis «Microsoft Office Word» dans le menu «Programmes»).
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Ouvrez le document Word que vous souhaitez imprimer au format PDF en choisissant l'option «Ouvrir» dans le menu «Fichier» de l'application Microsoft Word. Cliquez sur "Parcourir" et parcourez vos répertoires jusqu'à ce que vous trouviez le fichier. Cliquez sur le fichier puis sur «OK».
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Apportez les modifications nécessaires au formatage, à la pagination et aux polices du fichier jusqu'à ce qu'il ressemble exactement à ce que vous souhaitez que le document PDF final apparaisse.
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Choisissez l'option «Préparer» dans le menu «Fichier» et apportez les modifications nécessaires aux métadonnées. Vous pouvez également ajouter des signatures numériques, crypter le document, restreindre l'impression ou accéder et gérer les paramètres de sécurité et de confidentialité du document à partir des options de ce menu.
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Choisissez l'option "Enregistrer sous" dans le menu "Fichier" et choisissez l'option "PDF". Assurez-vous que l'option «Enregistrer en tant que type» dans la fenêtre est «PDF», car cela entraînera l'enregistrement du document au format PDF.
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Choisissez l'option «Standard» dans la liste «Optimiser pour». Si vous préférez une petite taille de fichier à la qualité du document, choisissez plutôt l'option «Réduire la taille».
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Cliquez sur le bouton «Options» pour définir la plage de pages à imprimer ou pour ajouter des annotations ou des signets au document PDF.
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Cochez la case «Ouvrir le fichier après la publication» pour lancer le fichier créé dans le lecteur PDF.
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Cliquez sur «OK» pour créer le document PDF.