La responsabilité d'un manager est d'amener son équipe à atteindre les objectifs de l'organisation. Les quatre fonctions d'un manager sont de planifier, organiser, diriger et contrôler son équipe. Le contrôle de rétroaction est un processus que le gestionnaire utilise pour l'aider à exécuter ces fonctions. Ce processus donne au manager les informations nécessaires pour mieux exécuter sa fonction de contrôle, permettant à l'équipe de répondre aux normes fixées par les plans du manager.
Quatre fonctions de gestion
Tout gestionnaire, quelle que soit l'entreprise ou le poste, a quatre responsabilités à assumer pour remplir son rôle. Elle doit déterminer ce que son groupe doit accomplir et élaborer un plan approprié sur la façon d'atteindre ces objectifs. Elle doit organiser ses subordonnés afin qu'ils puissent exécuter son plan en les mettant dans la meilleure position pour réussir. Le gestionnaire doit diriger son équipe en conseillant chaque individu sur la façon d'exécuter son plan et ensuite motiver les membres de l'équipe à travailler efficacement. Elle doit évaluer les progrès de l'équipe dans l'atteinte de ses objectifs. Si les résultats sont insuffisants, le gestionnaire doit apporter les changements appropriés au processus ou à la dotation en personnel. Ce dernier objectif est connu sous le nom de contrôle.
Contrôle de rétroaction défini
Le contrôle du feedback est un processus que les managers peuvent utiliser pour évaluer l'efficacité avec laquelle leurs équipes atteignent les objectifs déclarés à la fin d'un processus de production. Le contrôle de rétroaction évalue les progrès de l'équipe en comparant le résultat que l'équipe prévoyait de produire à ce qui a été réellement produit. Si ce qui est produit est inférieur à la quantité prévue, on s'attend à ce que le gestionnaire puisse ajuster le processus de travail pour augmenter la productivité. Le contrôle du feedback permet également au manager de mieux diriger son équipe. Le responsable peut utiliser les données pour informer les membres de l'équipe de leur performance individuelle. En isolant les performances individuelles, le manager peut mieux instruire les membres de l'équipe et les motiver à s'améliorer.
Inconvénients du contrôle de la rétroaction
L'inconvénient de ce processus est que les modifications ne peuvent être apportées qu'après qu'une partie de la production est déjà terminée. Selon le moment où la rétroaction se produit, l'ensemble du processus peut être achevé avant que le gestionnaire ne soit informé de toute inefficacité. Par conséquent, le contrôle de la rétroaction peut ne pas être utile pour des projets uniques et ponctuels. Le contrôle de la rétroaction serait particulièrement efficace pour mesurer les processus qui sont souvent répétés par une entreprise au fil du temps.
Conception du contrôle de la rétroaction
Pour être efficace, le contrôle de rétroaction doit être composé de quatre parties. Ce qui est qualifié de bonne performance doit être clairement établi. Le processus doit avoir un moyen de mesurer la performance de l'équipe et des membres de l'équipe pour déterminer si le processus atteint les objectifs du projet. La performance de l'équipe doit être comparée aux normes établies en utilisant les métriques prédéterminées. Le gestionnaire doit apporter les changements nécessaires pour améliorer l'efficacité. En fonction de ce que montrent les résultats, le gestionnaire peut être amené à modifier le processus de production ainsi que le système de contrôle. Les modifications apportées au contrôle de la rétroaction peuvent être nécessaires afin que le gestionnaire puisse obtenir de meilleures informations pour prendre des décisions plus éclairées.