Un audit du personnel ou des ressources humaines peut empêcher votre entreprise de faire faillite. Les litiges découlant de faux pas en matière de ressources humaines et de pratiques d'emploi déloyales sont coûteux et prennent du temps. Les employeurs qui se retrouvent à la barre des témoins pour justifier leurs politiques sur le lieu de travail peuvent avoir évité les frais de litige en effectuant simplement des vérifications régulières des ressources humaines.
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Générez un rapport de recensement des employés et utilisez des variables telles que les catégories de poste, d'ancienneté, de salaire et d'EEO pour trier les informations. Vous en aurez besoin pour effectuer une vérification de vos pratiques de rémunération en ce qui concerne l'équité salariale interne et externe. L'équité salariale interne fait référence à la manière dont vous rémunérez les employés de qualification similaire. Analyser les salaires et traitements en fonction du sexe, de la race et d'autres facteurs protégés par le titre VII du Civil Rights Act de 1964, l'Equal Pay Act de 1964 et le Lilly Ledbetter Fair Pay Act de 2009.
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Sélectionnez un échantillon représentatif des dossiers du personnel des employés à vérifier pour vérifier la conformité aux politiques du lieu de travail et aux lois fédérales et étatiques concernant les processus de tenue de registres. Recherchez les lois fédérales et étatiques sur la conservation des dossiers du personnel et notez le temps nécessaire pour conserver les dossiers des employés pour obtenir des informations générales sur l'emploi, des informations médicales et d'assurance des employés et des données de paie et de rémunération.
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Passez en revue vos politiques de ressources humaines pour vous assurer que vous disposez d'une communication écrite sur le système de gestion des performances de votre entreprise. Les systèmes de gestion du rendement typiques se composent de plusieurs éléments, tels que les descriptions de poste, les spécifications, les normes de rendement, les formulaires de mesures disciplinaires et correctives, les notes de rétroaction des employés et les évaluations annuelles du rendement. Votre manuel de l'employé et le matériel de formation des nouveaux employés doivent contenir des informations sur la gestion du rendement et doivent être distribués aux employés dès leur premier jour de travail.
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Effectuer un examen approfondi des dossiers du personnel pour déterminer que tous les employés ont reçu des copies de leurs descriptions de travail et qu'ils reçoivent régulièrement des commentaires de leurs supérieurs. De plus, si votre organisation a mis en place un processus d'évaluation annuelle, chaque dossier d'employé doit contenir l'évaluation de performance la plus récente ainsi que les évaluations précédentes et les documents d'amélioration des performances.
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Examinez vos politiques de gestion organisationnelle liées aux ressources humaines. Votre direction doit être consciente qu'elle est responsable de la gestion des fonctions de son département; cependant, ils doivent également être tenus responsables des actions en faveur de l'emploi. Les mesures d’emploi dont les superviseurs et les gestionnaires sont responsables vont de l’examen disciplinaire aux suspensions et aux licenciements. Lisez le matériel de formation en leadership, le programme de développement de la gestion et les relevés de notes des réunions de gestion pour déterminer la fréquence à laquelle les gestionnaires sont informés de leurs obligations et responsabilités.
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Vérifiez les dossiers des employés pour vous assurer que tous les gestionnaires ont des documents à l'appui de leurs décisions d'embauche. Par exemple, lorsqu'un employé est licencié pour mauvaise performance, le dossier de l'employé doit contenir des commentaires et des notes préparées par le gestionnaire qui décrivent les lacunes en matière de rendement. Une trace papier bien définie des documents générés par le manager devrait justifier chaque action d'embauche entreprise par un manager.