Une numérotation efficace est au cœur d'un système d'inventaire bien conçu. La numérotation de chaque élément permet à vos employés de trouver ce dont ils ont besoin rapidement et efficacement. Un système de numérotation bien pensé réduit le temps nécessaire pour faire un inventaire. Il vous permet également de suivre votre inventaire depuis sa première arrivée à l'entrepôt jusqu'à ce qu'il atteigne le plancher de vente. La configuration de votre système et la saisie de chaque article dans votre programme de comptabilité d'inventaire peuvent vous prendre un certain temps. Si vous utilisez un système comptable informatisé, votre inventaire est mis à jour chaque fois que vous entrez un numéro d'article dans le système.
Liste d'inventaire
Commencez par faire une liste de votre inventaire avant de créer votre système de numérotation. Rassemblez des articles d'inventaire similaires dans le même groupe. Vous pouvez regrouper des articles similaires en fonction de leur fonction, comme les vis et les boulons, ou par type d'article, comme les chemises et les pantalons. Subdivisez l'inventaire dans chaque groupe en fonction de la taille ou de la couleur de l'article. Par exemple, vous pouvez subdiviser les vis en fonction de la taille et des vêtements par la taille et la couleur.
Descriptions de l'inventaire
Rédigez une description pour chaque article de l'inventaire. Utilisez le nom du sous-groupe comme premier mot dans la description au lieu d'un adjectif. Par exemple, si votre magasin vend de la vaisselle et que vous faites l'inventaire des bols, commencez votre description par le mot bol. Ajoutez le type de bol à la description, tel que bol, salade. Ajoutez la taille du bol à la description, telle que bol, salade, moyen. Ajoutez maintenant la couleur du bol à la description, telle que bol, salade, moyen, blanc. Suivez cette méthode de description pour vos articles d'inventaire restants.
Modèle de numéro d'inventaire
Décidez du nombre de caractères que vous souhaitez utiliser pour votre numéro d'inventaire. La plupart des numéros d'inventaire sont une combinaison de lettres et de chiffres et comportent entre quatre et huit caractères. Évitez d'utiliser les lettres I et O, car elles sont faciles à confondre avec les chiffres un et zéro. Utilisez des lettres au début de votre numéro pour aider à identifier la pièce d'inventaire. Par exemple, utilisez BOW pour bol, PLA pour assiette et SAU pour soucoupe. Évitez d'utiliser des symboles susceptibles de prêter à confusion pour votre logiciel, tels que les virgules, les guillemets, l'esperluette et les symboles supérieur et inférieur à.
Numérotation de l'inventaire
Créez vos numéros d'inventaire à l'aide de votre modèle. Commencez avec un groupe et attribuez un numéro à chaque article de l'inventaire. Par exemple, vous pouvez créer le numéro BOW101W pour identifier les petits saladiers blancs, BOW101R pour identifier les petits saladiers rouges et BOW101Y pour identifier les petits saladiers jaunes. Si un groupe a plus de 50 articles en stock, envisagez de le diviser en plusieurs sous-groupes. Laissez de la place dans votre système de numérotation pour pouvoir ajouter de nouveaux articles à un groupe d'inventaire. Si vous ne transportez plus un article d'inventaire, retirez le numéro au lieu de l'attribuer à un nouvel article d'inventaire pour éviter toute confusion.