Les revenus que vous pouvez attendre des inscriptions à une conférence ne suffisent souvent pas à couvrir les coûts, et l'argent des sponsors peut combler la différence. Les sponsors potentiels veulent savoir comment leur parrainage profitera à leurs entreprises ou organisations. Ils ont besoin d'un aperçu des participants attendus de la conférence et d'exemples spécifiques d'exposition ou d'autres avantages que vous pouvez offrir. La valeur des avantages potentiels est influencée par le nombre de personnes qui en apprendront davantage sur le parrainage, l'importance que vous lui accordez et dans quelle mesure les caractéristiques des participants attendus à la conférence correspondent aux segments de marché ciblés par le sponsor. Une proposition de parrainage qui couvre ces aspects peut vous procurer le parrainage dont vous avez besoin.
Identifier les sponsors potentiels
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Faites une liste des entreprises qui offrent des produits ou des services liés au sujet de la conférence. Ajoutez des organisations gouvernementales, des agences de réglementation et des organisations à but non lucratif qui traitent de questions similaires.
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Recherchez les organisations répertoriées pour déterminer si elles ont des programmes de parrainage. Vérifiez s'ils ont parrainé des conférences ou des événements similaires dans le passé. Assurez-vous que les organisations manifestent un intérêt pour les segments de marché représentés par les participants à la conférence.
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Contactez les organisations pour savoir si elles envisageraient de parrainer votre conférence. Obtenez les coordonnées de la personne ou du service chargé de prendre la décision.
Préparez votre dossier de parrainage
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Rassemblez du matériel sur la conférence, les conférences passées et les sponsors le cas échéant, les objectifs de la conférence, son fonctionnement et les organisations qui y participeront. Préparez une trousse d'information attrayante à partir du matériel.
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Préparez une analyse détaillée des participants attendus à la conférence. Notez les numéros des différents groupes de participants que vous attendez, tels que les présentateurs, les employés de l'entreprise ou le grand public. Ajoutez toute information démographique, professionnelle ou autre que vous connaissez, mais assurez-vous que les informations sont anonymes sans informations privées identifiables.
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Détaillez les avantages que vous pouvez offrir aux sponsors et évaluez la valeur de chaque avantage en vous référant à des événements similaires avec des tailles d'audience similaires. Regardez combien il en coûterait à un sponsor pour atteindre le même nombre de personnes via d'autres canaux. Finalisez le package de parrainage avec des niveaux et des prix détaillés.
Négocier le parrainage
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Envoyez le dossier de parrainage à chacun des sponsors potentiels. Faites un suivi pour vous assurer qu'ils l'ont bien reçu et demandez le nom de la personne qui s'en occupe. Contactez la personne responsable et déterminez si elle considère votre proposition ou si elle souhaite que quelque chose change. Apportez les modifications qu'ils demandent qui vous conviennent.
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Après avoir donné à vos sponsors potentiels le temps d'examiner votre proposition, contactez à nouveau la personne responsable et demandez si l'organisation est intéressée par le parrainage. Arrangez-vous pour rencontrer les organisations intéressées.
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Planifiez d'abord les réunions avec les organisations les plus intéressées et encouragez-les à prendre le parrainage de haut niveau et le plus coûteux. Offrez les niveaux inférieurs aux organisations moins intéressées lors de réunions ultérieures. Négociez pour permettre à chaque partie intéressée de parrainer l'événement à un niveau avec lequel elle se sent à l'aise.