Si vous avez demandé à une entité commerciale ou à un entrepreneur de fournir un service pour votre entreprise, évalué à 600 $ ou plus, vous devez le déclarer à l'Internal Revenue Service dans votre déclaration de revenus. Vous aurez besoin du numéro d'identification fiscale de l'entreprise pour déclarer la transaction avec précision. Pour obtenir ces informations, vous pouvez demander à l'entreprise de compléter et vous envoyer un formulaire W9. Le formulaire W9 est disponible auprès de l'IRS.
Description
Le nom officiel du formulaire est le formulaire W-9 Demande de numéro d'identification fiscale et de certification. Le formulaire simple d'une page demande le numéro de contribuable du bénéficiaire, les exemptions, les certifications et les coordonnées. Il comprend également des instructions pour l'expéditeur et le destinataire.
Fournisseurs de services
Vous pouvez demander un W9 à toute personne ou entité qui a effectué tout type de transaction avec votre entreprise, y compris une succession ou une fiducie nationale. Le destinataire doit être un citoyen américain, un résident légal des États-Unis ou une société basée aux États-Unis. Les entrepreneurs et les entreprises qui ne sont pas basés aux États-Unis doivent utiliser l'un des formulaires W-8 conçus pour les entités étrangères.
Demande
Pour demander des informations W9, vous devez envoyer le formulaire à la personne ou à l'entité qui a fourni un service à votre entreprise. Vous pouvez télécharger le formulaire, gratuitement, sur le site Web de l'IRS. Vous pouvez également créer votre propre formulaire, mais il doit contenir les mêmes informations que le document officiel de l'IRS. Envoyez le formulaire par e-mail ou par la poste à l'entreprise en demandant à un représentant de le remplir et de vous le retourner.
Dépôt
Chaque formulaire W9 que vous recevez doit inclure le nom commercial enregistré du fournisseur de services, la classification fiscale fédérale, l'adresse commerciale, le numéro d'identification de l'employeur, les informations de retenue de sauvegarde et le numéro de certification, le cas échéant. Utilisez ces informations pour déclarer votre transaction avec l'entreprise lorsque vous préparez une déclaration de revenus pour votre entreprise. Vous n'êtes pas obligé de soumettre le formulaire W9 à l'IRS. Au lieu de cela, classez-le avec vos documents commerciaux pour une utilisation future.