Les réunions des parties prenantes donnent à tous ceux qui s'intéressent à votre entreprise une chance de rester impliqués dans les opérations de l'entreprise. Les réunions sont généralement destinées aux parties prenantes les plus influentes, telles que les actionnaires, les dirigeants ou les entreprises partenaires. Des réunions pour différents types de parties prenantes sont également une option afin que vous puissiez adapter les informations présentées en fonction de la manière dont la partie prenante influence l'entreprise. Les réunions sont souvent éducatives et informatives, couvrant des sujets généraux ou de nouveaux changements à venir dans l'entreprise. Une réunion bien organisée est essentielle pour faire bonne impression auprès des parties prenantes.
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Identifiez l'objectif spécifique de la réunion des parties prenantes, ainsi que le public spécifique. Par exemple, planifiez une réunion pour vos fournisseurs pour aborder les changements dans votre processus d'achat ou une réunion avec les actionnaires pour les tenir au courant d'une fusion d'entreprise à venir. Utilisez cet objectif et le public spécifique comme outil de planification de la réunion.
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Rédigez un ordre du jour qui couvre chaque partie de la réunion. Déterminez comment vous allez commencer la réunion, présenter les informations et conclure la réunion. Incluez les points clés de l'ordre du jour que vous prévoyez de couvrir pour servir de plan pour vous-même et les participants à la réunion.
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Rédigez une liste de questions ou de sujets de discussion qui vous permettent d'obtenir des commentaires des parties prenantes. Déterminez à l'avance le type d'informations que vous souhaitez en tirer. Un exemple d'informations que vous pourriez rechercher est le retour d'informations sur vos produits ou services actuels, ainsi que des suggestions sur la manière de les améliorer à l'avenir.
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Rassemblez les documents que vous prévoyez de distribuer aux parties prenantes lors de la réunion. Fournissez des documents contenant des informations pertinentes, telles que les informations financières de l'année écoulée pour les actionnaires ou les investisseurs.
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Planifiez la réunion à une heure et à un endroit qui conviennent à la majorité des parties prenantes impliquées. Choisissez un emplacement avec suffisamment d'espace pour accueillir confortablement le nombre de personnes et faciliter le type d'activités que vous prévoyez de faire.
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Appelez la réunion à l'ordre à l'heure pour qu'elle ne dure pas longtemps. Suivez l'ordre du jour et respectez le calendrier autant que possible tout en donnant aux parties prenantes la possibilité de contribuer.
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Envoyez une copie du procès-verbal à tous ceux qui ont assisté à la réunion comme méthode de suivi. Encouragez les participants à vous contacter pour toute question ou préoccupation après la fin de la réunion.