Un manuel d'exploitation des employés est particulièrement utile pour former de nouveaux employés, revoir les processus d'amélioration, réviser les descriptions de poste ou remplacer des employés pour cause de maladie ou de roulement. Pour de nombreuses organisations, la rédaction d'un manuel d'exploitation des employés prendrait plusieurs jours, voire plusieurs semaines, en raison du nombre de personnes impliquées dans le processus et du nombre d'opérations à inclure dans le manuel. Un manuel d'exploitation diffère d'un manuel de l'employé. Un manuel de l'employé se concentre sur les politiques et les directives du lieu de travail, tandis que le manuel des opérations de l'employé se concentre sur les processus de travail des groupes de travail ou des services.
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Déterminez l'objectif du manuel d'exploitation des employés de votre entreprise. Certaines entreprises préparent un manuel pour l'ensemble de l'organisation tandis que d'autres élaborent un manuel d'exploitation des employés pour chaque département. Si votre entreprise compte plusieurs départements et une large base d'employés, un manuel spécifique au département est un meilleur choix. D'un autre côté, si vous avez une petite entreprise où les employés travaillent souvent de manière interfonctionnelle en assumant les fonctions d'employés dans divers domaines de l'entreprise, un manuel d'exploitation à l'échelle de l'entreprise est probablement plus utile.
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Obtenez une liste des titres de poste et des postes. Identifiez les employés de chaque poste qui peuvent apporter leur contribution lors de la phase de rédaction. Rassemblez les descriptions de poste pour chaque poste et triez-les par fonction, puis par département. Par exemple, triez toutes les descriptions de poste de support administratif, puis triez-les par département, comme les assistants administratifs pour les départements des ventes, des achats et de la direction.
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Passez en revue chaque description de poste, en sélectionnant les fonctions essentielles du poste. Mettez en surbrillance les tâches principales et décrivez les processus utilisés pour exécuter chaque tâche, y compris toutes les ressources nécessaires pour chaque tâche. Un exemple de processus d'adjoint administratif pour le département exécutif comprendrait les postes soutenus par le titulaire, comme le chef de la direction, le chef de l'exploitation et le chef des finances. Les ressources nécessaires comprennent l'accès aux documents confidentiels, aux données financières et aux documents relatifs aux relations avec les investisseurs. Les détails des processus au niveau de la direction peuvent seulement devoir être inclus dans des copies des manuels pour les employés de ce service en raison de la nature confidentielle des opérations au niveau de la direction.
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Planifiez des réunions individuelles avec un employé de chaque poste pour lequel vous rédigez une page de manuel d'exploitation. Évitez de simplement répéter la liste des tâches contenues dans les descriptions de poste des employés et concentrez-vous plutôt sur la façon d'exécuter les tâches du poste. Par exemple, si vous rédigez un manuel d'exploitation des employés pour le service des ressources humaines, obtenez les commentaires des employés qui effectuent des tâches liées au recrutement et à la sélection, aux relations avec les employés, à la rémunération et aux avantages sociaux. Détaillez comment traiter les nouveaux employés, quels employés sont impliqués dans le traitement des nouveaux employés, ainsi que le matériel et la documentation requis pour les nouveaux employés, tels que les formulaires d'enquête sur les antécédents, les informations sur les tests de dépistage de drogues, les uniformes, les badges d'identification, les clés et les informations de connexion pour le matériel informatique.
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Dédiez une section du manuel d'exploitation des employés aux fonctions du département et aux différents types de fonctions interministérielles. Expliquer les processus ministériels, tels que les ressources humaines, les ventes, l'expédition, la comptabilité et d'autres sections de l'entreprise, ainsi que les fonctions interministérielles, telles que le processus de licenciement d'un employé. Le responsable du recrutement de ce service doit contacter les ressources humaines pour s'assurer que le dossier personnel de l'employé est disponible pour examen. Le responsable du recrutement et un membre du personnel des ressources humaines doivent discuter de la raison de la suspension ou du licenciement et planifier une réunion de licenciement avec l'employé lors de la décision finale de suspendre ou de résilier le contrat.
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Faites preuve de discrétion et de jugement indépendant lors de la rédaction et de la distribution d'un manuel d'exploitation des employés. Bien que les gestionnaires et les superviseurs doivent généralement connaître les processus de leurs services assignés, vous voudrez peut-être produire une autre version du manuel des opérations pour les employés de première ligne dont les fonctions ne nécessitent pas qu'ils aient le même type d'information à la disposition des superviseurs et des gestionnaires .