Comment réduire les coûts dans une organisation commerciale

L'érosion des bénéfices se produit souvent en raison d'augmentations de dépenses imprévues lorsque les temps sont bons. Couper de manière réactionnaire pendant les périodes de ralentissement peut endommager votre qualité. Réduire les coûts dans une entreprise nécessite de la discipline, ce qui nécessite un budget annuel, des objectifs de dépenses et un suivi régulier de vos ventes et de vos dépenses. Compartimenter vos dépenses peut vous aider à contrôler efficacement vos dépenses et à maintenir vos objectifs financiers cibles.

Catégorisez vos dépenses

Examiner votre budget ligne par ligne peut être un processus fastidieux et long et peut ne pas montrer les tendances qui vous aident à repérer les problèmes plus importants liés à vos dépenses. Le fait de classer les dépenses similaires en catégories vous aidera à identifier rapidement les domaines à coût élevé de votre entreprise ou à repérer les opportunités d'économies. Commencez par diviser vos dépenses en catégories de production et de frais généraux, en plaçant les dépenses liées à la fabrication de votre produit en production et celles liées à la gestion de votre entreprise en frais généraux. Créez des catégories de main-d'œuvre dans chacun d'eux. L'utilisation de ces quatre catégories vous aidera à revoir efficacement vos habitudes de dépenses.

Frais généraux

Les frais généraux sont ceux que vous engagez pour gérer votre entreprise, tels que le loyer, les téléphones, la publicité et les services de nettoyage. Vous engagez ces dépenses même lorsque vous ne fabriquez pas votre produit ou service. Ventilez ces coûts par fonction, en demandant à vos responsables marketing, ventes, administration, ressources humaines et technologies de l'information de soumettre des budgets individuels. Regardez les coûts que vous pouvez réduire sans diminuer la qualité. Par exemple, rencontrez vos assureurs pour examiner vos couvertures et franchises afin de trouver des économies de coûts potentielles. Parlez à vos fournisseurs de services publics pour trouver des moyens d'augmenter l'efficacité énergétique et de réduire les factures mensuelles. Refaites une offre de contrats de service chaque année pour obtenir les contrats les plus bas possibles. Demandez à votre service marketing de suivre les communications afin de déterminer votre retour sur investissement pour chacun.

Frais généraux de production

Regardez ce qu'il en coûte pour fabriquer votre produit ou service et déterminez si vous obtenez la meilleure qualité pour les matériaux et les fournitures que vous achetez et si vous obtenez les meilleurs prix. Si vous ne pouvez pas négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs, demandez de meilleures conditions de crédit, ce qui peut réduire vos paiements d'intérêts et allonger vos délais de paiement. Examinez votre planification de production pour déterminer si vous pouvez économiser de l'argent en produisant des stocks en utilisant la méthode juste à temps ou si vous pouvez exploiter votre installation en utilisant des heures plus courtes en stockant des stocks.

Travail en hauteur

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, les dépenses de votre personnel de bureau augmenteront également, d'autant plus que vous accordez au personnel de longue date les augmentations annuelles attendues, ce qui peut dépasser la valeur marchande de certains postes. Pensez au télétravail pour les nouveaux employés si vous pensez pouvoir obtenir la même qualité de travail et la même productivité tout en réduisant les coûts de bureau, les salaires et les avantages. Comparez le coût du travail contractuel par rapport aux employés pour chaque fonction que vous avez et passez de l'une à l'autre si votre analyse identifie des fonctions qui coûtent trop cher. Envisagez d'offrir des avantages volontaires au lieu d'augmentations, ce qui donne aux employés accès à des options d'assurance à faible coût qu'ils achètent. Réduisez les charges sociales avec des comptes d'épargne santé ou un plan 401 (k) que vous n'avez pas à égaler.

Travail de production

La prévision de la demande, la gestion des stocks et la planification de la main-d'œuvre sont trois clés pour réduire vos coûts de main-d'œuvre de production. Travaillez avec votre équipe de vente pour déterminer quand vous serez occupé à remplir les commandes et quand vous aurez des périodes de ralentissement. La possession de stocks peut augmenter vos coûts de service de la dette, mais la réduction des coûts de main-d'œuvre en produisant des stocks supplémentaires peut compenser cela en diminuant les heures supplémentaires, les quarts de travail supplémentaires ou les coûts de main-d'œuvre contractuelle. Si les frais de main-d'œuvre ne sont pas un problème, utilisez la méthode juste à temps pour faire l'inventaire, en produisant le produit juste avant que vous en ayez besoin pour aider à réduire le service de la dette sur les achats de matériaux et de fournitures.