Les grands livres sont utilisés pour comptabiliser tout l'argent dépensé et gagné dans le cadre des opérations commerciales. En utilisant des colonnes pour les débits et les crédits, les comptables et les chefs d'entreprise conservent un solde courant des transactions de l'entreprise. Un grand livre comptable qui n'équilibre pas indique aux gestionnaires que l'argent n'est pas comptabilisé et peut être perdu en raison d'erreurs administratives ou de pratiques contraires à l'éthique. Toutes les informations de transaction pour un grand livre comptable sont obtenues à partir du journal de comptabilité générale.
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Regardez la transaction que vous prévoyez d'enregistrer dans le grand livre. Passez à la section du grand livre sous laquelle la transaction relève. Votre grand livre doit avoir une section pour chaque type de transaction. Par exemple, si votre entreprise dépense de l'argent en publicité, vous devez enregistrer chaque dépense publicitaire dans la section "Frais de publicité" de votre grand livre. Si une section n'existe pas pour votre transaction, créez-en une.
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Créez une page dans la section sélectionnée du grand livre sur laquelle écrire les détails de votre transaction. La page contiendra cinq colonnes, intitulées «Date», «Description», «Débit», «Crédit» et «Solde». Chaque ligne correspond à une transaction.
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Enregistrez les transactions de votre journal général dans votre grand livre comptable. Incluez la date, la description de la transaction et si la transaction est un débit ou un crédit. Par exemple, si vous recevez des revenus pour vos services, écrivez la date de la transaction de revenus, les détails de la transaction et le montant à créditer.
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Écrivez le nouveau solde du compte après avoir enregistré la transaction. Si vous avez 10,000 2,000 $ de terrain, mais enregistrez une transaction où vous avez vendu une partie de cette propriété pour 8,000 XNUMX $, votre nouveau solde est de XNUMX XNUMX $ de terrain pour le compte.
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Répétez ce processus jusqu'à ce que vous notiez chaque transaction du journal général au grand livre comptable.
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Vérifiez que la somme de vos soldes créditeurs finaux pour tous les comptes est égale à la somme de tous les soldes débiteurs finaux. S'ils ne sont pas égaux, l'argent n'a pas été enregistré correctement.