En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devrez souvent travailler avec d'autres sur une feuille de calcul Excel. Par exemple, si vous avez embauché un consultant en vente ou en marketing, vous pouvez lui donner une feuille de calcul interactive pour les projections de ventes ou les notes de frais. Une feuille de calcul interactive permet aux utilisateurs d'entrer des données dans des cellules spécifiques, en leur donnant des instructions sur le type de données requis dans chaque cellule et des messages d'erreur s'ils entrent des données incorrectes. Vous pouvez également masquer et protéger les formules dans la feuille de calcul pour éviter qu'elles ne soient accidentellement modifiées ou supprimées par l'utilisateur.
Limitations des données et instructions sur les cellules
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Lancez Excel et créez un nouveau classeur. Sélectionnez une cellule à utiliser pour la saisie des données. Cliquez sur l'onglet "Données". Sélectionnez "Validation des données" dans la section "Outils de données" du ruban. La boîte de dialogue "Validation des données" s'ouvre.
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Utilisez les options de l'onglet "Paramètres" de la boîte de dialogue pour limiter le type de données pouvant être saisies. Par exemple, pour limiter les entrées de la cellule à un nombre à 4 chiffres représentant une année, sélectionnez "Longueur du texte" dans le menu "Autoriser", "Égal à" dans le menu "Données" et tapez "4" dans le " Champ de texte "Longueur".
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Cliquez sur l'onglet "Message d'entrée" dans la boîte de dialogue pour ajouter un message ou un indice pour la cellule. Tapez un titre pour le message dans le champ "Titre" pour votre future référence. Tapez un indice dans le champ «Message», tel que «Ce champ doit comporter 4 chiffres».
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Cliquez sur l'onglet "Alerte d'erreur" pour concevoir un message d'erreur si les mauvaises données sont entrées dans la cellule. Sélectionnez une icône dans le menu "Style". Tapez un titre dans le champ "Titre" et un message dans le champ "Message d'erreur". Notez que le titre et le message feront partie du message d'erreur.
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Cliquez sur "OK" pour enregistrer les paramètres de "Validation des données" et fermer la boîte de dialogue. Cliquez sur la cellule pour voir vos instructions apparaître dans une fenêtre contextuelle. Tapez une valeur incorrecte dans la cellule pour afficher votre message d'erreur. Tapez une valeur correcte dans la cellule pour voir qu'aucun message d'erreur n'apparaît.
Masquer et verrouiller les formules
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Cliquez sur une cellule qui peut être utilisée pour appliquer une formule à une valeur entrée par un utilisateur. Tapez une formule dans la cellule. Par exemple, si l'utilisateur entre une valeur dans la cellule B2 représentant les ventes mensuelles, vous pouvez créer une prévision annuelle à côté en tapant "= (B2 * 12)" dans la cellule C2.
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Cliquez sur l'onglet Accueil pendant que la cellule contenant la formule est toujours sélectionnée. Cliquez sur "Format", puis "Formater les cellules". La boîte de dialogue "Formater les cellules" s'ouvre.
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Cliquez sur la case à cocher "Caché" sous l'onglet "Protection" de la boîte de dialogue. Cliquez sur OK."
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Cliquez sur l'onglet "Révision", puis sur "Protéger la feuille" situé dans le groupe "Modifications" du ruban. Cliquez sur la case à cocher en regard de «Protéger la feuille de calcul et le contenu des cellules verrouillées». Cliquez sur OK."