Comment utiliser les instructions SQL dans MS Excel

Avec la plupart des feuilles de calcul Excel, vous entrez les données manuellement dans des cellules, puis utilisez des formules ou d'autres fonctions pour les analyser ou effectuer des calculs. Si vous disposez d'une source de données volumineuse, telle qu'une base de données Access, une base de données SQL Server ou même un fichier texte volumineux, vous pouvez également en récupérer des données à l'aide d'Excel. L'utilisation d'instructions SQL dans Excel vous permet de vous connecter à une source de données externe, d'analyser le contenu d'un champ ou d'une table et d'importer des données, le tout sans avoir à saisir les données manuellement. Une fois que vous avez importé des données externes avec des instructions SQL, vous pouvez les trier, les analyser ou effectuer les calculs dont vous pourriez avoir besoin.

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Ouvrez Microsoft Excel, puis créez un nouveau fichier de classeur ou ouvrez un fichier existant auquel vous souhaitez connecter une source de données externe.

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Cliquez sur "Données" sur le ruban Excel. Cliquez sur l'icône «À partir d'autres sources» dans la section Obtenir des données externes. Cliquez sur «À partir de Microsoft Query» dans le menu déroulant.

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Cliquez sur le type de votre source de données dans la fenêtre Choisir la source de données. Cliquez sur et activez l'option «Utiliser l'assistant de requête pour créer / modifier des requêtes», puis cliquez sur «OK». La fenêtre Connexion à la base de données apparaîtra en premier, puis quelques secondes plus tard, la fenêtre du navigateur de fichiers Sélectionner la base de données apparaîtra.

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Accédez au dossier et au fichier de votre base de données ou fichier de source de données. Mettez en surbrillance le nom de fichier de la source de données et cliquez sur "OK". La boîte de l'assistant de requête apparaîtra à l'écran.

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Cliquez et sélectionnez la table dans la source de données qui contient les champs que vous souhaitez interroger avec SQL et importer dans votre feuille de calcul Excel. Cliquez sur le bouton «>» au milieu de la fenêtre de l'assistant de requête pour remplir les colonnes de votre volet de requête avec les noms de champ de la table sélectionnée dans votre source de données. Cliquez sur le bouton «Suivant» pour continuer.

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Sélectionnez les options de filtre pour les données à récupérer et à afficher dans la feuille de calcul si vous le souhaitez. En créant un filtre pour les données dans un ou plusieurs champs, vous indiquez à Excel de récupérer uniquement les données de la source de données qui remplit certaines conditions ou certains critères. Par exemple, si votre source de données contient une liste de clients et leurs coordonnées, vous pouvez avoir un champ dans le tableau pour les numéros de téléphone. Si vous souhaitez uniquement récupérer les clients de la source de données qui ont un indicatif régional (919), vous pouvez le faire en appliquant un filtre. Cliquez sur le "Phone_Number" ou un autre champ de nom similaire dans le volet Colonne à filtrer et sélectionnez "contient" dans la liste des types de filtre. Entrez «919» dans le champ suivant et appuyez sur «Suivant».

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Sélectionnez un ordre de tri croissant ou décroissant pour les enregistrements à récupérer à partir de la source de données. Cliquez sur le bouton «Suivant». Activez l'option «Renvoyer les données à Microsoft Excel» et cliquez sur le bouton «Terminer».

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Cliquez et activez l'option «Table» dans la fenêtre Importer des données. Activez l'option «Feuille de calcul existante» et cliquez sur l'icône «flèche rouge» à droite du champ de cellule sous l'étiquette Feuille de calcul existante. Cliquez et sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez positionner le coin supérieur droit de la table de données contenant les enregistrements de la source de données externe.

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Cliquez sur OK." Excel affiche une table avec les enregistrements récupérés qui sont renvoyés à la suite de la requête SQL sous-jacente de la source de données par l'Assistant Requête.

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Affichez la requête SQL pour voir comment le code récupère les données de la source de données externe. Cliquez sur "Connexions existantes" dans l'onglet Données. Cliquez sur l'icône «Requête à partir du type de source de données» dans la section Connexions dans ce classeur de la fenêtre Connexions existantes. La fenêtre Importer des données apparaîtra à l'écran.

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Cliquez sur le bouton «Propriétés». Dans la fenêtre Propriétés de la connexion, cliquez sur l'onglet «Définition». Recherchez le texte dans la zone Texte de la commande. Le code de requête SQL natif y apparaît. Pour une requête SQL qui récupérait des enregistrements d'une table externe intitulée «Personal_Contacts», le code ressemblerait à ce qui suit: SELECT tbl_Personal_Contscts.ID, tbl_Personal_Contacts.Contact_Name, tbl_Personal_Contscts.Phone_Number, tbl_Personal_Contscts.ID, tbl_Personal_Contacts.Contact_Name, tbl_Personal_Contscts.Phone_Number, tbl_Personal_Contscts.Email_sAddress_Utilisateurs: Database1.accdb.tbl_Personal_Contacts tbl_Personal_Contacts

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Cliquez sur le bouton «OK» pour fermer la fenêtre Propriétés de connexion. Modifiez les autres données de la feuille de calcul et enregistrez le classeur si nécessaire.