Comment vérifier la petite caisse

La commodité même de la petite caisse présente également son défi de vérification le plus important; étant donné que la caisse n'est généralement pas bien sécurisée, le suivi fiable de l'accès à l'argent présente un risque de contrôle interne. S'assurer que l'argent liquide est utilisé correctement nécessite un rapprochement des reçus, un examen de l'emplacement de stockage des espèces et un examen des procédures utilisées par les employés pour accéder aux fonds. Un audit doit être effectué régulièrement.

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Rencontrez la personne qui sert de gardien normal de la petite caisse - généralement un secrétaire ou un directeur. Si aucune personne n'est responsable de la petite caisse, envisagez d'instituer une politique qui identifie une personne comme gardien de la petite caisse. Apportez un journal d'audit, qui est un décompte en cours des totaux de la petite caisse au fil du temps.

2

Comptez la monnaie et la pièce. Aussi, comptez la valeur des timbres-poste ou des effets négociables (comme les chèques de voyage ou les obligations) stockés avec la petite caisse.

3

Additionnez tous les bons et reçus utilisés pour justifier les paiements de la petite caisse ou les enregistrements de transactions s'ajoutant à la caisse. Assurez-vous que toute la documentation est légitime et conforme à toute politique de remboursement ou de dépense applicable.

4

Ajoutez le total en espèces au total du bon. Ce montant doit être égal au montant en espèces noté lors du dernier audit.

5

Ajoutez un enregistrement au journal de la petite caisse en notant les écarts si le montant est faible ou dans les limites établies par la politique.

6

Signez le journal d'audit. Le dépositaire et le vérificateur doivent tous deux signer leur accord selon lequel le total de trésorerie correspond au montant enregistré. Retirez et archivez les reçus et les bons existants conformément à la politique.

7

Inspectez l'endroit où la petite caisse est stockée. Assurez-vous que l'accès est limité au gardien ou aux personnes qui ont un accès légitime à la caisse. Assurez-vous que la boîte elle-même est conservée dans un endroit qui dissuade le vol.