Lorsqu'une entreprise ou un service tient une réunion, la préparation d'un ordre du jour formel ajoute souvent à sa nature professionnelle. L'ordre du jour décrit le déroulement de la réunion, y compris les points de discussion, les présentateurs et les délais. Il fait également souvent la distinction entre les nouveaux sujets de réunion et les anciennes affaires. La principale différence est que les affaires anciennes impliquent une discussion sur des activités existantes ou des événements déjà organisés, tandis que les nouvelles entreprises entament la conversation sur une activité ou un événement.
Activités en cours
Certaines vieilles affaires découlent d'activités commerciales en cours. La société peut avoir un événement en attente, par exemple, et les plans et les responsabilités sont examinés et discutés au cours de chaque réunion précédant la date de l'événement. Les activités en cours surviennent également lorsque l'organisation ou le département s'engage dans un projet qui dure des semaines ou plus; chaque collaborateur peut informer le groupe de son rôle dans le projet.
Unfinished Business
Une affaire inachevée est une étiquette commune attribuée aux sujets de conversation d'une réunion précédente qui ont été déposés ou qui n'ont pas été résolus. Cela se produit souvent lorsque quelqu'un aborde de nouvelles affaires à la fin d'une réunion, qui deviennent des affaires inachevées à la prochaine. Un employé peut suggérer un projet ou une activité qui nécessite un débat plus approfondi, de sorte que les gestionnaires décident de le mettre à l'ordre du jour de la prochaine réunion.
Nouvelle entreprise planifiée
Les nouvelles affaires peuvent être planifiées ou spontanées. Les nouvelles affaires planifiées comprennent de nouvelles propositions ou des sujets déterminés à l'avance par les gestionnaires ou les dirigeants de la réunion. Si le responsable a une idée pour une activité, par exemple, elle peut être répertoriée sous nouvelle activité. Un responsable de département ou de division peut également prévoir de communiquer une nouvelle politique ou procédure d'entreprise aux employés lors d'une réunion donnée et de la lister comme nouveau sujet commercial.
Nouvelle entreprise non planifiée
Les nouvelles affaires sont généralement discutées vers la fin d'une réunion. Souvent, une fois que les participants ont terminé avec les sujets planifiés, le responsable de la réunion permet à quiconque ayant un nouveau sujet ou une nouvelle idée de le présenter. Il s'agit d'encourager la participation des employés et de générer de nouvelles idées. Il permet également une communication efficace de l'équipe ou du département sur les problèmes actuels. S'ils sont brefs, ces nouveaux éléments commerciaux peuvent être terminés ou résolus rapidement. Sinon, ils peuvent être déposés pour la prochaine réunion.