Les rôles importants des secrétaires et des réceptionnistes dans une entreprise diffèrent principalement en matière de responsabilité. Les réceptionnistes donnent généralement la première impression qu'un client se fait d'une entreprise, tandis que les secrétaires ont tendance à faire tourner les roues de l'organisation en arrière-plan. Les perspectives d'emploi pour les deux postes semblent bonnes, bien que les postes de réceptionniste devraient croître plus rapidement que la moyenne de toutes les professions, selon le Département du travail des États-Unis.
Tâches principales
Dans le monde de la réceptionniste, les principales tâches consistent à répondre au téléphone et à accueillir les personnes qui entrent dans le bureau. Certaines entreprises demandent à leurs réceptionnistes d'effectuer des tâches supplémentaires impliquant des ordinateurs et des logiciels. Pour les secrétaires, leur journée est remplie de tâches administratives, administratives et organisationnelles qui comprennent la prise de rendez-vous, la saisie de documents, le classement et la réponse au téléphone. De nombreux secrétaires organisent également leurs déplacements et agissent comme un filtre entre le public et leur patron. Dans les petites entreprises, les secrétaires peuvent être chargés de coordonner l'ensemble des activités du bureau et de fournir des informations à la direction, au personnel et aux clients. Grâce aux progrès de la bureautique, certains secrétaires assument des fonctions autrefois assumées par des gestionnaires et des membres du personnel professionnel, en particulier dans les petites entreprises. Ces tâches peuvent inclure la négociation avec les fournisseurs, la réalisation de recherches et la gestion de projets.
Compétences
Les réceptionnistes ont besoin d'excellentes compétences en service à la clientèle par téléphone et en personne. Ils doivent parler clairement et se déplacer rapidement pour connecter les appelants au bon poste téléphonique. Certains postes de réceptionniste sont très rapides, de sorte que l'employé doit apprendre à utiliser un système téléphonique complexe avec plusieurs lignes et des appels entrants sans interruption. Les secrétaires doivent posséder de solides compétences en dactylographie. Ils doivent également apprendre à utiliser les télécopieurs, les photocopieurs et les systèmes de visioconférence en plus du système téléphonique de bureau. Dans certains petits bureaux, les secrétaires soulagent à tour de rôle la réceptionniste, de sorte qu'ils peuvent également avoir besoin d'apprendre des systèmes téléphoniques complexes.
Formation
Les secrétaires et les réceptionnistes doivent avoir au minimum un diplôme d'études secondaires. Les secrétaires ont besoin d'une formation sur l'utilisation d'un ordinateur et de divers logiciels, de sorte que les cours dans un collège communautaire ou une école de secrétariat sont utiles. Des cours supplémentaires obtenus dans le cadre d'ateliers et de séminaires professionnels aident les secrétaires à se tenir au courant de la technologie tout en améliorant leurs compétences en informatique. Les réceptionnistes reçoivent souvent leur formation sur le tas. Savoir utiliser un ordinateur et un logiciel de traitement de texte peut donner à un candidat à un poste de réceptionniste un avantage sur la concurrence.
Salaires
Une autre différence entre les secrétaires et les réceptionnistes est la rémunération. En moyenne, les réceptionnistes gagnent entre 9.69 $ et 14.44 $ de l'heure, selon le département américain du Travail. Les secrétaires en moyenne entre 23,160 36,020 $ et XNUMX XNUMX $ par an, selon le ministère. Les emplois les mieux rémunérés se trouvent dans les administrations locales, les hôpitaux médicaux et chirurgicaux généraux et dans les collèges ou les écoles professionnelles.