Les petites entreprises ont généralement des directives spécifiques pour déclarer les frais de voyage. Les employés doivent suivre ces directives de près afin de ne pas récupérer leurs notes de frais. Cela peut retarder les remboursements. Les directives relatives aux rapports de dépenses incluront généralement un budget ou un plafond d'indemnités journalières sur les dépenses, des procédures de rapport, des exigences en matière de réception, des règles pour les dépenses non remboursables et des canaux d'autorisation appropriés.
Budgétisation
Un aspect important des directives relatives aux notes de frais est d'apprendre à budgétiser vos dépenses quotidiennes, selon Employment-Handbook.org. Par exemple, si vous divertissez des clients ou mangez un dîner coûteux un soir, vous devriez dîner moins cher le lendemain ou deux pour respecter votre budget. Ces lignes directrices sont généralement écrites dans le manuel de l'employé pour une référence facile. Demandez à votre superviseur des directives sur les frais de déplacement avant votre premier voyage d'affaires.
Compte rendu
Vous devez déclarer chaque dépense à la date précise à laquelle la dépense a eu lieu. Le kilométrage automobile ou les frais de vol doivent être déclarés les jours spécifiques de départ et de retour. Par exemple, vous devez enregistrer les frais de votre vol de départ le jour de votre départ, puis noter le prix du voyage de retour à votre retour. De plus, si vous conduisez 100 miles vers et depuis l'aéroport, divisez votre kilométrage par deux. Ensuite, multipliez l'allocation de kilométrage de l'entreprise (soit 27 cents par mile) par 50 miles et enregistrez-la sous le jour du départ. Par la suite, signalez l'autre moitié du vol de retour et rentrez chez vous à cette date exacte. Enregistrez toutes les dépenses successivement sur le rapport de dépenses. Il aide à organiser vos reçus par jour à l'avance, ce qui peut vous faire gagner du temps. Vous devrez inscrire des dates précises sur la note de frais, car ces espaces sont généralement vides. Enfin, ajoutez les sommes des dépenses quotidiennes verticalement, puis calculez vos totaux pour chaque type de dépenses horizontalement. Soustrayez tous les paiements anticipés fournis par la société de ceux qui vous sont dus. Assurez-vous de vérifier vos calculs avant de remettre votre note de frais. (Voir les références 1 et 2 et la ressource 1)
Exigences relatives aux reçus
Vous devez conserver tous vos reçus, y compris les frais de taxi, chaque fois que vous dépensez de l'argent pour votre voyage. En règle générale, vous ne devrez inclure que les reçus pour les repas de plus de cinq dollars. Néanmoins, conserver tous les reçus vous aidera mieux à déclarer vos dépenses avec précision. De plus, assurez-vous de joindre tous les reçus requis à votre note de frais. Outre les reçus de repas de plus de cinq dollars, joignez les reçus de plus de 25 dollars pour toutes les autres dépenses.
Dépenses non remboursables
Certaines dépenses ne peuvent pas être incluses dans votre relevé de dépenses. Par exemple, vous ne devez jamais inclure les contraventions de stationnement, les frais de bagages excessifs ou les paiements pour les membres de votre famille sur votre relevé de dépenses. Si vous passez des jours supplémentaires dans une ville particulière pour des vacances, n'ajoutez pas ces dépenses à votre note de frais. Pour plus de directives sur les dépenses non remboursables, consultez le manuel de votre entreprise ou parlez aux ressources humaines. Vous pouvez également consulter les directives relatives aux frais de déplacement sur Employee-Handbook.org.
Autorisation
La plupart des entreprises vous demanderont de remettre votre note de frais à votre superviseur. Assurez-vous d'abord de signer et d'en faire une copie. Le remboursement de votre voyage peut prendre quelques semaines, car les comptes fournisseurs devront généralement l'examiner.