Certaines personnes négligent l'en-tête du fax car il est généralement imprimé automatiquement sur le fax par le télécopieur. L'en-tête fournit des informations pertinentes qui permettent au destinataire d'identifier l'expéditeur ainsi que la date et l'heure de la transmission. Cela peut être important si vous n'utilisez pas de page de garde avec ces informations.
Date
L'en-tête de télécopie comprend la date et l'heure auxquelles la télécopie a commencé sa transmission. Selon le télécopieur, le tampon peut indiquer l'heure à laquelle chaque page a été transmise, ce qui entraîne une heure différente sur chaque page. Il peut également indiquer l'heure à laquelle la transmission a commencé, ce qui entraînera une heure antérieure à l'horodatage de la transmission terminée. Le télécopieur déterminera les options d'affichage de l'heure, telles que l'heure standard ou militaire.
Prénom et Nom
Le nom du fax d'envoi fait également partie de l'en-tête du fax. Ce propriétaire de télécopie entre le nom lors de la configuration et le propriétaire peut le modifier conformément aux instructions du fabricant. Les expéditeurs de fax qui utilisent d'autres machines appartenant à d'autres doivent toujours tenir compte de ce que le nom de l'expéditeur indique avant d'envoyer.
Numéro
Le numéro de fax d'envoi est le numéro utilisé par le télécopieur pour transmettre les informations. Les utilisateurs de fax personnels peuvent utiliser le même numéro que leur service de téléphonie fixe ou domestique. Cependant, les entreprises et les sociétés ont souvent plusieurs numéros de télécopieurs. Certains de ces numéros peuvent ne pas être les mêmes que ceux que la société utilise pour récupérer les numéros de fax, assurez-vous donc toujours de demander le numéro de fax correct avant d'envoyer une réponse par fax.
Feuille de couverture
Bien que l'en-tête de télécopie fournisse des informations pertinentes, un en-tête de télécopie ne remplace pas une page de garde. La page de garde fournit au destinataire des informations supplémentaires qu'il peut utiliser pour assurer une transmission précise. Outre la date et l'heure de la transmission de la télécopie, la page de garde peut inclure le nom et les coordonnées de l'expéditeur réel. La page de garde de télécopie peut également inclure le nombre de pages de la transmission de télécopie et des notes supplémentaires destinées au destinataire.