En tant que propriétaire d'entreprise, vous connaissez l'importance d'avoir des réunions avec des collègues, des clients et des employés. Les réunions vous permettent de faire une vente ou de tenir les employés informés des politiques de l'entreprise. Microsoft Outlook dispose d'une fonctionnalité de demande de réunion qui vous permet de configurer des réunions, d'envoyer des invitations et de gérer votre liste de participants. Lorsque vous utilisez Outlook pour planifier des réunions, vous pouvez montrer la courtoisie des participants en les tenant au courant des modifications, annulations et autres détails.
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Acceptez ou refusez toutes les demandes de réunion Outlook en temps opportun. Cette courtoisie aide l'organisateur de la réunion à créer une liste précise des participants. Acceptez ou refusez les réunions à partir de votre boîte de réception, pas de votre calendrier.
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Désactivez l'acceptation automatique des demandes de réunion pour éviter les problèmes de flux de travail. Pour ce faire, cliquez sur «Outils», «Options» et «Options du calendrier». Cliquez sur "Planification des ressources", puis désélectionnez "Accepter automatiquement les demandes de réunion et traiter les annulations".
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Vérifiez les noms des invités avant d'envoyer une demande de réunion à tout le monde sur une liste de distribution (DL). Supprimez les noms des personnes que vous souhaitez exclure de la réunion. Si vous ne le faites pas, toutes les personnes figurant sur la liste recevront une demande de réunion.
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Tenez l'organisateur de la réunion à jour avec les modifications, telles que les participants supplémentaires que vous souhaitez inviter après que l'organisateur a planifié la réunion.
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Mettez à jour les participants avec des informations importantes si vous êtes l'organisateur de la réunion. Par exemple, si l'heure de la réunion change, entrez la nouvelle heure dans le corps de la demande de réunion et cliquez sur «Envoyer la mise à jour».
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Alertez les participants si vous souhaitez annuler une réunion. Pour annuler une réunion, supprimez-la de votre calendrier et sélectionnez «Envoyer l'annulation et supprimer la réunion».
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Gardez les demandes de réunion et autres correspondances aussi professionnelles que possible. N'envoyez pas de messages tapés dans des polices difficiles à lire ou en majuscules et n'utilisez pas de sarcasme. Les destinataires de commentaires sarcastiques peuvent ne pas les trouver drôles.