Les départements des ressources humaines fonctionnent à la fois dans une capacité transactionnelle et de conformité. La fonction transactionnelle s'occupe de la documentation des processus, de la tenue et de la sécurité des dossiers, de la paie et du recrutement et de l'embauche des employés. Les responsabilités au sein de la fonction de conformité des ressources humaines visent à garantir que l'entreprise respecte les lois fédérales et étatiques sur l'emploi et le travail. Un système de contrôle interne solide qui assure la responsabilisation et encourage de saines pratiques de gestion est une composante essentielle des deux fonctions.
Importance environnementale des procédures de contrôle
L'importance des procédures de contrôle interne au sein des RH réside dans l'environnement efficient, efficace et axé sur la conformité que les contrôles internes créent. Dans cet environnement, les procédures de contrôle interne visent à identifier les points de contrôle - une position au sein d'un processus RH où une erreur ou une irrégularité est susceptible de se produire - identifient les risques liés aux points de contrôle, puis atténuent ou éliminent chaque risque. Des contrôles solides associés à de saines procédures de gestion des risques permettent aux RH, au personnel de direction et au propriétaire de l'entreprise de se concentrer sur l'atteinte des objectifs stratégiques.
Limiter les conséquences d'un risque incontrôlé
Les procédures de contrôle interne des RH sont très importantes pour limiter les conséquences qui peuvent être graves en cas de non-maîtrise des risques. Parmi les conséquences potentielles les plus importantes figurent les pénalités, les amendes et les atteintes à la réputation de l'entreprise pour non-respect des lois fédérales et étatiques sur l'emploi et le travail. Les cas de fraude sur les fiches de présence, la création d'employés «fantômes» ou faux et le vol d'identité peuvent paralyser une entreprise financièrement et éroder la confiance. De plus, les procédures qui ne parviennent pas à maîtriser les risques diminuent souvent à la fois l'efficience et l'efficacité non seulement du service RH, mais de l'ensemble de l'entreprise,
Importance dans la réduction des risques
Les contrôles internes préventifs des RH constituent une première ligne de défense importante. Les contrôles préventifs réduisent la probabilité d'erreurs de saisie intentionnelles ou non et découragent ou découragent les actions illégales ou contraires à l'éthique. Les exemples incluent les capacités de vérification des erreurs dans les logiciels du système RH, les procédures de sécurité informatique qui limitent l'accès aux dossiers des employés, les procédures d'autorisation qui exigent d'un responsable qu'il approuve les fiches de présence des employés avant qu'elles ne soient soumises aux RH et la séparation des tâches dans les procédures de paie afin que le même employé ne soit pas 't enregistrer des données et également émettre des chèques de paie.
Détection et traitement des violations
Les contrôles de détection sont un deuxième niveau de défense conçu pour identifier et traiter une erreur ou une irrégularité après qu'elle s'est produite. Les exemples incluent les procédures de piste d'audit qui retracent les transactions de paie sélectionnées au hasard du début à la fin, qui peuvent être créées au cours d'un audit de paie régulier ou aléatoire. Les procédures de signalement des cas de harcèlement au travail ou de harcèlement sexuel ou d'actions qui enfreignent les règlements sur la santé et la sécurité au travail sont essentielles. Des contrôles internes rigoureux intègrent des conséquences allant du coaching à un avertissement en passant par le licenciement immédiat pour violation des politiques de contrôle des RH.