En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous constaterez peut-être que vous payez pour des articles que vous n'avez pas autorisés. Vous pouvez également préférer payer les achats que vous avez autorisés au moment de votre choix, plutôt que lorsque la facture arrive. Afin de contrôler votre flux de trésorerie, vous pouvez créer un système de demande de paiement, qui vous permet d'approuver les demandes de paiement des fournisseurs. Une demande de paiement est une demande d'un service pour l'autorisation de payer une facture. La facture ne peut être payée que lorsque vous signez la demande de paiement, ce qui vous permet de contrôler les dépenses chaque mois.
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Demandez à vos services de vous émettre des demandes d'achat. Cela peut être fait sur un formulaire qui indique les articles à acheter, le coût de ces articles et l'entreprise auprès de laquelle ils seront achetés. La réception de ce formulaire vous donnera l'opportunité de déterminer si l'achat est justifié ou s'il est effectué au bon moment.
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Vérifiez la facture. Lorsque le service qui a demandé l'achat reçoit la facture du fournisseur, assurez-vous que la facture correspond à la demande d'achat en termes de nombre d'articles, de descriptions d'articles et de coût. Renvoyez la facture au service effectuant l'achat afin qu'elle puisse être vérifiée par rapport à l'envoi.
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Examinez la demande de paiement. Le département qui a acheté les articles doit émettre une demande de paiement pour votre approbation. Vous pouvez vérifier l'exactitude de la demande en la comparant à la facture et à la demande d'achat d'origine. Signez la demande de paiement si vous approuvez le paiement.
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Remettez la demande de paiement à votre service financier. La demande de paiement signée permet à votre service financier de payer la facture et de l'inscrire dans le grand livre en tant que débit. Le service des finances doit retourner le formulaire de demande de paiement au service qui a effectué l'achat. Ce service doit déposer le formulaire pour référence future.