La responsabilité fiscale de l’embauche d’un sous-traitant

Les sous-traitants fournissent des services, des informations et un soutien précieux aux entreprises qui ont besoin de personnel temporaire ou de compétences spécifiques que les employés réguliers ne possèdent pas. Les sous-traitants travaillent généralement pour des entrepreneurs généraux embauchés par une entreprise. Comprendre les responsabilités fiscales concernant la relation client-sous-traitant permet d'éviter à une entreprise de mal classer les sous-traitants, les employés et autres dans les déclarations de revenus des entreprises. Les sous-traitants sont responsables du suivi et du paiement des impôts sur les revenus gagnés au cours de l'année.

Qu'est-ce qu'un sous-traitant?

Un sous-traitant peut être indépendant et fournir des services de conseil, de conception graphique, de rédaction et d'édition ou de collecte et d'analyse de données à des entrepreneurs généraux ou travailler pour une agence d'intérim ou un service de dotation en personnel. Dans certains cas, les entrepreneurs généraux engagent d'autres entrepreneurs généraux pour agir en tant que sous-traitants sur un projet. Les sous-traitants, contrairement aux entrepreneurs indépendants, ne travaillent pas directement pour un client, mais plutôt pour l'entrepreneur du client.

Embauche d'entrepreneurs généraux et de sous-traitants

Les entreprises qui embauchent des entrepreneurs généraux devraient rechercher des sociétés à responsabilité limitée et des sociétés par opposition aux entreprises individuelles ou aux partenariats. Les structures commerciales des sociétés et des sociétés à responsabilité limitée augmentent la crédibilité et fournissent une distinction instantanée entre votre entreprise et l'entrepreneur général et les sous-traitants. Les sociétés et les SARL doivent déposer des déclarations de revenus par opposition aux entreprises individuelles et aux partenariats qui paient des impôts sur les entreprises par le biais de déclarations de revenus des particuliers. Cette distinction permet d'éviter un audit IRS.

Responsabilités fiscales

Tous les sous-traitants doivent déclarer et payer eux-mêmes les impôts, y compris les impôts sur le revenu des États, locaux et fédéraux, ainsi que les impôts sur le travail indépendant. L'entrepreneur général doit déposer le formulaire IRS 1099-MISC si le sous-traitant gagne plus de 600 $.

Accord de sous-traitant

Les accords de sous-traitant doivent clairement définir le rôle et les responsabilités du sous-traitant ainsi que les délais pour les produits livrables, la durée du contrat et les informations sur la responsabilité fiscale. L'accord doit stipuler que ni l'entrepreneur général ni le client ne sont responsables du paiement des impôts sur les revenus tirés des travaux effectués par le sous-traitant et que le sous-traitant est seul responsable de la réclamation, du dépôt et du paiement de toutes les taxes étatiques, locales et fédérales.

Sous-traitant vs employé

Le maintien de la séparation entre les tâches des sous-traitants et des employés permet d'éviter tout malentendu ou toute réclamation de classification erronée des employés par l'IRS. Les sous-traitants ne devraient travailler que sur des projets et des tâches assignés dans l'accord de sous-traitant, devraient travailler à distance ou à un poste de travail temporaire et devraient fournir le matériel informatique et autres appareils électroniques nécessaires à l'exécution des tâches, sauf indication contraire dans l'accord.