Les contrôles internes, ou la structure organisationnelle d'une entité commerciale, fournissent des freins et contrepoids à tous les niveaux d'une organisation, qu'il s'agisse d'une grande ou d'une petite entreprise. Un système efficace de contrôles internes intègre la séparation des tâches des fonctions comptables et d'autres domaines qui traitent des données sensibles ou précieuses. Les tâches correctement séparées séparent le processus de tenue de registres, de calcul, d'autorisation et d'examen de chaque fonction commerciale. Un système fonctionnel de contrôles internes permet d'éviter la fraude et la collusion entre les employés d'une entité.
Tenue de dossiers
Les commis à la paie gèrent les données financières sensibles des employés. Pour aider à protéger les employés actuels et anciens et empêcher un commis d'accéder à des données sensibles, la fonction de tenue de registres doit être séparée du processus de paie. La tenue de registres consiste à obtenir les noms, adresses, routage bancaire et numéros de compte de chaque personne inscrite sur la paie d'une entreprise. Idéalement, la personne responsable de la collecte et de la tenue d'un journal de ces informations n'est pas employée dans le service de la paie. Le personnel des ressources humaines est de bons candidats pour traiter ces données, car les informations sont collectées lors du processus d'embauche initial. Cela empêche également un commis à la paie de créer un employé inexistant et de se délivrer un chèque de paie.
Calcul
Désignez une personne pour calculer la masse salariale actuelle. Pour les employés horaires, cela implique de tenir des registres de temps et des taux horaires. Pour les salariés, cela implique le maintien des congés payés tels que les vacances, les congés maladie et les congés payés. En outre, la personne responsable calcule la paie actuelle et soustrait les retenues actuelles, telles que les retenues fédérales, les charges sociales, les cotisations de retraite et l'assurance maladie. De plus, un système adéquat de contrôle interne peut désigner cette personne comme préparateur des déclarations de revenus trimestrielles et annuelles.
Autorisation
Pour sécuriser davantage un système de freins et contrepoids, désignez un commis à la paie comme superviseur avec le pouvoir de traiter la paie. Cette personne agit à titre de signataire autorisé pour les chèques dans le compte de retenues sur la paie et a le pouvoir de transmettre électroniquement la paie et les taxes applicables par virement électronique de fonds. De plus, une séparation adéquate des tâches suggère que cette personne n'a pas accès aux numéros de routage bancaire et de comptabilité. Cela empêche un employé d'accéder de manière inappropriée aux comptes bancaires.
Commentaires
Ces tâches comprennent l'examen des transactions pour vérifier leur validité et leur caractère raisonnable, et la comparaison des transactions avec des pièces justificatives telles que les fiches de présence des employés. L'examinateur ajoute au système de freins et contrepoids en examinant les déclarations de revenus et en recalculant une paie de la période en cours ou antérieure. De plus, le risque de fraude diminue lorsqu'un employé sait que son travail est examiné par un examinateur indépendant.