Des procédures appropriées de traitement des espèces sont un aspect important de la gestion réussie des restaurants et de la prévention des pertes. En normalisant les procédures des tiroirs-caisses, les gestionnaires peuvent plus facilement surveiller et identifier les écarts, les vols ou les situations de traitement de l'argent potentiellement dangereuses. Former tous les employés sur les procédures et leurs responsabilités liées à la gestion de la trésorerie du restaurant, normaliser les documents comptables et de reporting, et mettre en place des mesures de sécurité efficaces pour limiter les problèmes financiers ou les pertes.
Directives d'ouverture des équipes
Établissez une liste de contrôle que tous les employés doivent suivre au début et à la fin de chaque quart de travail. Les étapes d'ouverture du quart de travail devraient inclure le fait que l'employé compte l'argent de départ dans son tiroir-caisse, la vérification du montant par un deuxième employé et l'enregistrement du montant d'ouverture sur le rapport de ce quart de travail. Incitez les employés à suivre des procédures de traitement des espèces en toute sécurité lors du traitement des transactions pendant leurs quarts de travail - demandez-leur de garder le tiroir-caisse fermé à tout moment entre les transactions, par exemple.
Procédures de fermeture des équipes
À la fin de son quart de travail, chaque employée doit compter l'argent liquide dans son tiroir. Elle doit également compter les reçus de cartes de crédit, les chèques-cadeaux et les chèques personnels, si ceux-ci sont acceptés dans votre restaurant. Ces décomptes doivent être vérifiés par un deuxième employé. La première employée doit enregistrer tous ces montants sur son rapport de quart. Le gestionnaire doit déterminer à l'avance sa procédure de versement des pourboires et informer ses employés. Si cet argent est distribué après chaque quart de travail ou à la fin de chaque jour ouvrable, vos procédures doivent inclure comment cette distribution sera gérée et par qui. Les employés ne doivent pas simplement retirer leur argent de pourboire du tiroir-caisse à volonté.
À faire et à ne pas faire pendant votre quart de travail
Le respect de plusieurs règles simples au cours de chaque quart de travail peut aider à minimiser les pertes dues au vol ou à d'autres causes. En plus de garder le tiroir-caisse fermé sauf pendant les transactions, les gestionnaires devraient également établir des procédures pour limiter le nombre d'employés manipulant des espèces. Cela peut signifier que les clients paient à une caisse enregistreuse centrale en sortant du restaurant, au lieu que chaque membre du personnel s'occupe de l'argent et de la monnaie. Les employés ne doivent pas utiliser les tiroirs-caisses pour faire des changements personnels ou pour des dépenses de petite caisse.
Mesures de sécurité
Les procédures standardisées ne sont qu'une partie de l'équation dans la gestion de la trésorerie d'un restaurant. Des mesures de sécurité devraient être mises en œuvre pour à la fois augmenter et surveiller les procédures. Les caméras en circuit fermé sont l'une de ces mesures, en particulier lorsqu'il s'agit également de dispositifs d'enregistrement et liés à des moniteurs pour examen par la direction. Il est également important de retirer les excédents de trésorerie de tout tiroir et de les conserver dans une caisse sûre ou verrouillée dans une zone sécurisée, comme le bureau verrouillé du directeur. Les procédures relatives au tiroir-caisse devraient inclure des critères pour savoir quand les espèces doivent être retirées du tiroir - lorsque le total atteint un certain montant, par exemple, ou lorsque des factures de grande valeur sont reçues. La procédure doit préciser qui est autorisé à déplacer l'argent liquide d'un endroit à l'autre.