Les règles relatives aux cartes de crédit ne sont pas différentes pour les organisations à but non lucratif 501 (c) (3) et pour les particuliers ou les entreprises qui réalisent un profit. Cependant, la façon dont votre entreprise utilise ses propres cartes de crédit peut affecter votre statut d'organisme à but non lucratif, et la façon dont elle traite les cartes de crédit des donateurs ou des clients doit également être au-dessus du tableau. Une politique de carte de crédit claire aidera les employés à utiliser correctement les cartes de l'organisation et permettra aux donateurs et aux employés de savoir quand et dans quelles circonstances votre entreprise accepte les paiements par carte de crédit.
Pourquoi le statut 501 (c) (3) est-il important?
Les organisations 501 (c) (3) bénéficient d'un statut d'exonération fiscale auprès de l'Internal Revenue Service. Pour être éligible à ce statut, vous ne pouvez pas retourner de profit aux actionnaires et vous devez fournir des services caritatifs, religieux, scientifiques, éducatifs ou d'intérêt public similaires. L'utilisation de cartes de crédit n'affectera pas votre statut, mais si vos cartes de crédit sont utilisées à des fins personnelles, par exemple pour acheter un cadeau pour un conjoint, votre organisation pourrait perdre son statut.
Utilisation de la carte de crédit par les employés
Si vous donnez à vos employés l'accès à une carte de crédit d'entreprise, vous devez limiter leur utilisation à des fins professionnelles. Comme vous n'avez pas à payer d'impôts sur vos revenus, vous n'avez pas besoin de suivre les dépenses et les déductions des employés. Mais si les employés commencent à utiliser la carte de visite pour leurs dépenses personnelles, cela pourrait compromettre votre statut d'organisme à but non lucratif, vous devez donc surveiller attentivement les dépenses des employés. Votre politique doit décrire la procédure que les employés doivent suivre pour avoir accès à la carte de crédit de l'entreprise ainsi que les dépenses autorisées par votre organisation.
Accepter les paiements par carte de crédit
Si vous acceptez les dons et autres paiements par carte de crédit, établissez des politiques claires pour cette utilisation. Vous pouvez informer les donateurs que des frais leur seront facturés pour les paiements par carte de crédit refusés et que vous vous réservez le droit de réessayer une carte rejetée à moins que le donateur n'annule le paiement. Bien que vous puissiez facturer des frais pour le traitement des cartes de crédit, les frais doivent être raisonnablement liés à vos dépenses. Vous ne pouvez pas, par exemple, facturer 5 $ par transaction pour profiter des dons.
Dons et reçus
Les donateurs peuvent souhaiter un reçu aux fins de l'impôt afin de pouvoir bénéficier d'une déduction pour leur don. Les paiements par carte de crédit facilitent la tâche, car les paiements en personne donnent automatiquement un reçu. Si vos clients paient en ligne, envisagez d'envoyer un reçu électronique via un processeur de paiement ou d'envoyer un reçu au client par la poste. Le reçu doit indiquer clairement le nom et le statut 501 (c) (3) de votre organisation, ainsi que le montant spécifique du don.
Sécurité des données
Vos donateurs doivent être certains que leurs informations personnelles sont en sécurité lorsqu'ils autorisent un paiement par carte de crédit. Si vous acceptez les paiements en personne, suivre les pratiques de l'industrie telles que demander une pièce d'identité et exiger une signature peut protéger les clients, mais les paiements en ligne peuvent être plus difficiles. Pensez à utiliser un processeur de paiement sécurisé ou à crypter les données des consommateurs envoyées en ligne.