Une politique de remboursement des frais de déplacement devrait faire partie de la politique et des procédures de toute petite entreprise si elle oblige les employés à effectuer des voyages d'affaires. Cela pourrait inclure des voyages avec nuitées ainsi que des frais de kilométrage pour des réunions d'affaires quotidiennes avec des clients locaux. La politique de remboursement des frais de voyage devrait inclure des détails sur ce qui sera couvert et combien sera couvert pour chaque catégorie de dépenses. Les employés doivent comprendre cette politique avant de se lancer dans un voyage d'entreprise à leurs propres frais initiaux pour être remboursés plus tard.
Employés
La politique de remboursement des frais de déplacement doit identifier les employés de l'entreprise qui seront couverts par les frais de déplacement. Dans certaines entreprises, il peut y avoir différents niveaux de remboursement en fonction du niveau de l'employé. Par exemple, le PDG peut avoir droit à la couverture de tous les repas ainsi que des repas de ses invités d'affaires. Cependant, le directeur commercial junior ne peut être remboursé que pour ses propres repas et non pour ceux de potentiels prospects ou collègues de travail. La politique doit indiquer clairement s'il existe des différences dans ce qui est couvert pour différents employés. Si les conjoints ou les membres de la famille sont autorisés à accompagner l'employé, la politique doit également indiquer qui est responsable de ces dépenses.
Mes notes de frais
La politique doit détailler les dépenses qui seront couvertes par l'entreprise. Par exemple, au lieu de dire que tous les repas seront couverts, la petite entreprise peut préciser que le petit-déjeuner ne dépassant pas 10 $, le déjeuner ne dépassant pas 15 $ et le dîner ne dépassant pas 20 $ seront couverts chaque jour. Cela empêche un employé de faire des folies sur un dîner de 300 $ sur le sou de l'entreprise. Cette partie de la politique doit également préciser quand les voyages en avion sont autorisés - par exemple, si la destination est à plus de 500 miles, la compagnie couvrira les billets d'avion, sinon la compagnie couvrira le coût d'une voiture de location économique.
Règles
La politique relative aux frais de déplacement devrait énoncer des règles spécifiques. Par exemple, les appels téléphoniques personnels effectués depuis la chambre d'hôtel, les films dans la chambre ou le service d'étage en dehors des frais de repas seront à la charge de l'employé. En outre, la société peut ne pas permettre que l'alcool soit inclus dans les dépenses, tandis que d'autres sociétés peuvent également fournir une allocation de divertissement chaque soir après la conclusion de toutes les transactions commerciales. Il appartient à chaque entreprise de construire une politique qui répond aux finances et aux priorités de la petite entreprise.
Paiement
Bien que certaines entreprises puissent rembourser les voyages, d'autres peuvent verser un paiement initial aux employés en fonction de la durée de leur voyage. Cette politique doit être clairement expliquée à tous les employés dès le départ. Les employés doivent également être informés si des reçus pour chaque dépense devront être remboursés. La politique devrait également indiquer quand le remboursement aura lieu et comment il sera payé à l'employé.
Considérations
Des ajustements à la politique de remboursement des frais de voyage devront probablement être effectués au moins une fois par an. L'Internal Revenue Service a des taux de kilométrage que les gens sont autorisés à déduire de leurs impôts et de nombreuses entreprises suivent ce calendrier. Ce calendrier kilométrique est mis à jour au moins une fois par an et parfois plus souvent que cela. De plus, si des montants spécifiques sont indiqués pour les repas ou l'hébergement, cela peut également devoir être ajusté à mesure que les années passent et que les tarifs des services généraux augmentent avec le temps.