Les politiques sont des directives générales qui régissent les actions des employés dans une entreprise. Les procédures sont des méthodes habituelles de gestion des activités et peuvent être plus spécifiques que les politiques. Par exemple, une politique peut stipuler qu'un employé a droit au remboursement des dépenses pour certains éléments commerciaux. Les procédures établissent une méthode spécifique (formulaire requis, codage des dépenses, date de soumission et personne responsable des notes de frais) pour soumettre une note de frais.
Objectif des politiques et procédures relatives au personnel
Élaborer des politiques et des procédures clairement écrites qui sont documentées, mises à jour et
suivi apporte une structure à une organisation et aide dans les processus de prise de décision au jour le jour. Les politiques et procédures doivent être adaptables aux besoins de l'entreprise et appliquées dans toute l'organisation. Les politiques et procédures servent également de méthode de contrôle interne afin que les gestionnaires ne puissent pas prendre de licence gratuite pour prendre des décisions créatives ou non autorisées.
Types de politiques
Les politiques fournissent plusieurs types d'informations que les employés nouveaux et établis doivent connaître. Les nouveaux employés doivent comprendre des facteurs tels que les exigences vestimentaires, les pauses et les pratiques de déjeuner, les heures de travail, l'utilisation de l'équipement électronique, le traitement des biens de l'entreprise et les informations confidentielles. Tous les employés doivent comprendre les politiques relatives aux vacances, aux congés de maladie, aux départs anticipés, aux congés payés, aux congés médicaux et aux avantages sociaux. Les superviseurs et les gestionnaires ont des politiques qui expliquent les processus de discipline, l'encadrement et le conseil des employés.
Relation des politiques et des procédures
Il existe une relation entre les politiques et les procédures. Pour chaque politique clairement définie, il doit y avoir une communication écrite sur la façon d'appliquer la politique, comment elle est appliquée, qui elle affecte et qui est responsable. Les politiques et procédures doivent être accessibles à tous les employés. Certaines entreprises élaborent des manuels ou des manuels à fournir aux employés. D'autres sociétés peuvent conserver les informations dans un progiciel accessible par ordinateur. Par exemple, si un employé examine la politique sur la demande de vacances, une procédure devrait être disponible pour expliquer les étapes nécessaires.
Propriétaires de politiques et de procédures
Les propriétaires de politiques et de procédures sont tenus responsables de l'examen, de la mise à jour et de la distribution de ces informations en temps opportun. Dans certaines entreprises, le service des ressources humaines, qui s'occupe généralement des affaires des employés, est responsable de l'élaboration des politiques et des procédures ainsi que du soutien à leur application. Dans les petites entreprises, un superviseur ou un gestionnaire peut être responsable de la conservation des documents.
Politiques requises par la loi
Certaines politiques sont requises en raison de la responsabilité légale. Le titre VII de la loi de 1964 sur les droits civils exige que les entreprises fournissent un environnement de travail exempt de toute forme de harcèlement sexuel. Sur la base de cette exigence, certaines entreprises ont mis en place une politique de «tolérance zéro» contre le harcèlement sexuel qui peut conduire à un licenciement immédiat dans certains cas. La loi sur l'égalité des chances en matière d'emploi interdit aux entreprises de discriminer tout employé actuel ou potentiel sur la base de la race, du sexe, de la religion, du pays d'origine et de la couleur. En réponse, les entreprises ont des politiques strictes de recrutement, de sélection et de traitement des employés.