La plupart des petites entreprises utilisent la comptabilité de caisse. C'est plus simple et cela imite la façon dont les gens gèrent leurs finances personnelles. Mais à mesure qu'une entreprise se développe, il devient souvent nécessaire de passer à la comptabilité d'exercice. Les investisseurs potentiels, les prêteurs et les agences gouvernementales s'attendent souvent à voir les états financiers préparés selon la comptabilité d'exercice. Les principes comptables généralement reconnus, ou PCGR, exigent la comptabilité d'exercice car elle présente une image plus précise de la situation financière d'une entreprise.
Reconnaissance des revenus
Les distinctions entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice se résument en fait à deux concepts: la reconnaissance des revenus et l'appariement. Dans la comptabilité d'exercice, une entreprise enregistre (ou «reconnaît») les revenus lorsqu'elle en tire. Supposons que vous dirigiez un atelier de plomberie et que vous ou l'une de vos équipes sortiez pour faire un travail de 100 $ pour un client. Lorsque le travail est terminé, vous avez gagné 100 $, vous enregistrez donc ce montant comme revenu dans vos livres. Peu importe que le client vous paie sur place ou que vous facturiez le client plus tard; ce qui compte, c'est que vous gagniez de l'argent, alors vous réservez les revenus. Dans le cadre de la comptabilité de caisse, en revanche, vous enregistrez les revenus uniquement lorsque vous recevez de l'argent - lorsque le client paie les 100 $.
Assorti
Selon le principe d'appariement de la comptabilité d'exercice, les dépenses que vous avez engagées pour générer des revenus sont enregistrées en même temps que les revenus. Donc, si le travail de plomberie de 100 $ vous avait obligé à installer une pièce qui vous a coûté 25 $, vous enregistrez une dépense de 25 $ en même temps que les 100 $ de revenus. Peu importe le moment où vous avez réellement acheté cette pièce; ce qui compte, c'est quand vous l'avez utilisé. En comptabilité de caisse, vous auriez comptabilisé une dépense de 25 $ chaque fois que vous avez effectivement payé la pièce.
Refléter la réalité
Les PCGR préfèrent la comptabilité d'exercice car elle décrit plus précisément les activités commerciales d'une entreprise. Supposons que vous dirigiez une opération qui cultive des arbres de Noël et les vend à des vendeurs ambulants, qui les vendent ensuite au public. Votre période de vente la plus chargée pourrait s'étendre du début novembre au début décembre. La comptabilité d'exercice refléterait cela: Cela montrerait que vous gagnez la majeure partie de vos revenus au cours de cette période. Mais vous ne recevrez peut-être pas de paiement des vendeurs ambulants avant plus tard, en janvier. Sous la comptabilité de caisse, votre période la plus chargée semblerait - à tort - être janvier.
Honnêteté
En obligeant les entreprises à comptabiliser les revenus lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont engagées, les PCGR visent à empêcher les entreprises de déformer leur activité commerciale en manipulant le calendrier des flux de trésorerie. Dans le cadre de la comptabilité de caisse, une entreprise pourrait éviter d'enregistrer une perte pour, par exemple, le mois de juin simplement en retardant le paiement de ses factures jusqu'au 1er juillet. Si septembre semble être un mois faible pour les ventes, une entreprise pourrait soutenir les chiffres en retardant la facturation de certains clients afin que leur paiement n'arrive qu'après le 1er septembre. Avec la comptabilité d'exercice, une entreprise qui espère manipuler ses chiffres de cette manière devrait mentir sur le calendrier des revenus et des dépenses - en en d'autres termes, pour commettre une fraude.
Flux de trésorerie
Tout propriétaire d'entreprise sait que vous ne payez pas vos factures avec des «revenus». Vous les payez en espèces, les flux de trésorerie sont donc tout aussi importants pour les entreprises qui utilisent la comptabilité d'exercice que la comptabilité de caisse. C'est pourquoi les PCGR demandent à une entreprise de produire des états des flux de trésorerie réguliers, qui suivent les entrées et les sorties de trésorerie de l'entreprise, séparément des revenus et des dépenses qui sont comptabilisés dans le compte de résultat. Combinés, les états des revenus et des flux de trésorerie présentent une image complète du moment où l'entreprise gagne son argent et du moment où elle obtient son argent. Et des écarts importants entre les deux peuvent soulever des signaux d'alarme, tels que des revenus qui ont été enregistrés avant qu'ils ne soient gagnés - et avant qu'ils ne soient facturés au client.