Pour de nombreuses organisations, le courrier électronique est un élément crucial du processus de communication interne et externe. Les conventions de dénomination des e-mails aident une organisation à gérer ses comptes de messagerie et à garantir un format standard. Une norme publiée réduit le chaos et rationalise le flux de travail pour les petits et les grands groupes.
Comprendre les conventions de dénomination
Les conventions de dénomination des e-mails sont un ensemble de règles qui s'appliquent à la création de nouvelles adresses e-mail au sein d'une organisation. Les petits et les grands groupes utilisent des conventions de dénomination pour s'assurer que chaque personne a une adresse unique. Les règles courantes commencent par la formation d'adresse e-mail standard, telle que "pré[email protected]". En fonction de la taille de l'organisation, les règles deviennent de plus en plus complexes afin de gérer différentes situations: noms identiques, noms à plusieurs mots, noms avec trait d'union ou noms avec ponctuation, par exemple.
Disponibilité
Les conventions de dénomination aident une organisation à garantir la disponibilité des adresses e-mail pour chaque nouvelle personne. De nombreuses normes de dénomination sont basées sur les informations personnelles d'un individu: nom, année ou titre du poste. En utilisant des informations propres à chaque personne, une organisation évite les chevauchements. Pour les grandes organisations, les conventions de dénomination aident à réduire les goulots d'étranglement pour les personnes ayant des noms ou des titres similaires en spécifiant des exceptions à la règle standard: un second John Doe devient «[email protected]» ou «[email protected] . "
Prévisibilité
Les conventions de dénomination des e-mails permettent un certain niveau de prévisibilité, à la fois en interne et en externe. Pour une organisation qui accueille favorablement la communication avec les clients ou les parties intéressées, les conventions de dénomination sont hautement prévisibles. Une université peut utiliser les initiales du premier et du deuxième prénom ainsi que le nom de famille pour les courriels des étudiants, par exemple, ce qui permet de trouver facilement comment contacter quelqu'un. Une entreprise qui gère des documents confidentiels, en revanche, peut choisir des conventions de dénomination moins prévisibles pour empêcher des tiers de contacter son personnel.
Cohérence et automatisation
De nombreuses organisations publient leurs conventions de dénomination dans un document qui devient un guide pour les nouveaux comptes. En définissant le processus, une entreprise crée un niveau d'automatisation et rationalise le flux de travail pour les employés. Les grandes organisations, comme les universités ou les entreprises à plusieurs branches, ont souvent des processus complètement automatisés; lorsque le nom de la nouvelle personne est entré dans le système, il génère une adresse e-mail basée sur les normes publiées. Pour les petites organisations, le document de convention de dénomination permet aux employés de maintenir un niveau de cohérence similaire.