Un comité est un groupe de personnes qui assument la responsabilité de gérer un sujet spécifique pour une organisation qui est trop compliquée pour être traitée par le groupe plus large auquel elles appartiennent. Certains comités sont formés pour résoudre des problèmes ou des problèmes à court terme, tandis que des comités permanents se réunissent régulièrement pour gérer un problème récurrent ou régulier. Lorsque les comités sont efficaces, ils parviennent à un consensus et résolvent les problèmes. Lorsqu'ils sont inefficaces, ils perdent du temps et de l'énergie et n'atteignent pas leurs objectifs.
Types de comités
Des comités à court terme, ou ad hoc, sont créés pour traiter une question spécifique et sont dissous une fois la tâche terminée. Les sujets peuvent inclure des élections, des programmes et des événements, des nominations ou des collectes de fonds. Les comités permanents discutent de questions telles que les finances, le personnel, les relations publiques ou l'évaluation des programmes. Les comités consultatifs sont des comités permanents formés pour fournir une orientation dans un domaine spécifique. Pour les sujets complexes, le comité peut former des groupes plus petits - appelés sous-comités, groupes de travail ou groupes de travail - pour se concentrer sur un domaine et faire rapport au comité exécutif ou au conseil.
Commandement
Les comités ont un chef ou un président désigné qui gère les réunions et suit le protocole établi pour s'assurer que les objectifs sont atteints. Le président représente également le comité et rend compte des résultats au conseil ou aux personnes à qui il doit rendre des comptes. Les comités permanents nomment souvent un coprésident pour intervenir lorsque le président n'est pas disponible, un secrétaire pour s'occuper des tâches administratives telles que les ordres du jour, les procès-verbaux et la logistique et parfois un trésorier pour gérer les finances. En raison de la nature à court terme des comités ad hoc, ils ne peuvent pas attribuer d'autres rôles que le président.
d'équipe
Les comités se réunissent régulièrement, la fréquence dépendant de l'urgence de la question. Un comité ad hoc peut se réunir chaque semaine ou toutes les deux semaines pour respecter une date limite. Les comités permanents se réunissent généralement tous les un, deux ou trois mois. Certains comités peuvent être dissous pendant les vacances d'été ou pendant les vacances ou jusqu'à ce qu'un autre problème survienne nécessitant une action du comité. Les comités efficaces comprennent des membres qui s'en tiennent à un protocole établi, y compris arriver à l'heure, ne pas tenir de discussions parallèles, rester à l'ordre du jour et participer aux discussions.
Procédures
Les comités efficaces établissent un ordre du jour pour chaque réunion. L'ordre du jour devrait inclure la logistique de la réunion, les travaux inachevés de la réunion précédente et les nouveaux sujets de discussion. Il note le temps alloué à chaque sujet, les orateurs et les documents ou informations nécessaires à apporter à la réunion. Le secrétaire ou le preneur de notes rédige les procès-verbaux et les partage avec le comité après la réunion. Les comités formels peuvent exiger un vote sur des questions pour le dossier permanent, tel que défini dans la charte du comité créée lors de la formation du groupe.
Une réunion typique
Les comités efficaces distribuent un ordre du jour plusieurs semaines avant la réunion. Le président arrive tôt pour installer la salle et l'équipement, puis connecte toute personne se joignant par téléphone ou par conférence Web. Le président déclare la réunion ouverte, examine l'ordre du jour et rappelle aux membres le protocole établi. La réunion se poursuit par des présentations et des discussions. À la fin de la réunion, le président examine les décisions prises, les mesures à prendre - y compris les délais et les responsables - ainsi que la logistique et l'ordre du jour de la prochaine réunion.