La suite de produits de productivité de Microsoft, connue sous le nom d'Office, ou MS Office, est un incontournable dans les entreprises du monde entier. La suite Office comprend Word, un programme de traitement de texte; Excel, un tableur financier; Access, un programme de base de données; Publisher, pour la publication assistée par ordinateur; PowerPoint, un programme de création de présentations; Outlook, un programme pour le courrier électronique et la planification; OneNote, pour garder vos notes organisées; et InfoPath, une application permettant de suivre les informations au fur et à mesure qu'elles transitent par les autres applications et par l'entreprise. Savoir comment utiliser MS Office est essentiel dans de nombreuses entreprises, et vous pouvez avoir besoin de compétences de base à avancées dans une offre d'emploi pour vous assurer que les employés potentiels seront équipés pour gérer le travail.
Tâches de base
Les compétences de base pour la plupart des tâches de bureau incluent la capacité d'ouvrir, de créer, d'enregistrer et de modifier des documents dans Word, d'envoyer et de recevoir des e-mails dans Outlook et de créer des feuilles de calcul dans Excel. Pour chacun de ces programmes, les candidats doivent également savoir comment formater les documents pour l'impression, être à l'aise avec l'utilisation du menu de l'imprimante pour prévisualiser les documents avant qu'ils ne soient imprimés et imprimer les pages. Word est le programme le plus utilisé dans MS Office, donc les connaissances sur la façon de changer la police, les marges, d'insérer ou de supprimer des pages et d'utiliser le correcteur orthographique intégré et la vérification grammaticale devraient faire partie d'un ensemble de compétences de base.
Tâches intermédiaires
De nombreuses tâches courantes dans le fonctionnement quotidien d'un bureau vont au-delà des compétences de base de MS Office, telles que l'utilisation du publipostage dans Word pour personnaliser des lettres commerciales pour une liste de diffusion entière ou la création d'affiches et d'autres documents graphiques dans Publisher. La création de diaporamas dans PowerPoint est une tâche de niveau intermédiaire souvent utilisée au bureau. À ce niveau, les employés doivent savoir comment créer des formules dans Excel pour calculer les résultats souhaités tels que les commissions de vente ou les taxes, et certains employés de bureau utilisent Excel au lieu d'Access pour créer des listes de clients ou d'autres informations. Les compétences intermédiaires pour Outlook comprennent la création de carnets d'adresses et la configuration de répondeurs automatiques lorsque vous êtes absent du bureau ou en vacances.
Tâches avancées
Savoir comment utiliser OneNote et InfoPath peut être considéré comme une connaissance avancée ou spécialisée selon le lieu d'activité. La capacité d'un employé à gérer ces programmes, ainsi que la capacité d'importer et d'exporter des informations dans toutes les applications MS Office, est un avantage pour tout employeur. La création de bases de données dans Access est plus complexe que la saisie d'une simple liste dans Excel. L'ensemble de compétences avancées comprend également l'utilisation d'Excel pour les formulaires financiers personnalisés, l'utilisation de graphiques et le suivi des modifications entre les documents partagés dans Word et la personnalisation des présentations dans PowerPoint.
Formation
De nombreuses entreprises offrent une formation en interne, en particulier pour que les travailleurs puissent apprendre quelles méthodes et quelles fonctionnalités l'entreprise préfère. La formation est également proposée sur le site Web de Microsoft et la société dispose d'un parcours de certification comprenant une formation en ligne, des livres et des tests afin que les utilisateurs puissent devenir des spécialistes Microsoft Office ou des spécialistes Microsoft Office.