Lorsque vous démarrez votre entreprise pour la première fois, vos fichiers sur les clients, les fournisseurs et les produits peuvent être si minimes que vous pouvez les garder instantanément disponibles et à portée de main sur votre bureau. Mais à mesure que votre entreprise grandit et que le temps passe, la quantité de paperasse augmente également. Vous devez stocker ce nombre croissant de documents papier dans des classeurs, où vous finirez par manquer d'espace. Pour garder les données actuelles facilement accessibles et utiles, convertissez les anciennes informations en fichiers inactifs.
Notions de base
Les fichiers inactifs sont constitués de documents et d'autres informations qui ne sont plus nécessaires à la conduite des affaires quotidiennes. Ces fichiers peuvent être constitués de formulaires fiscaux datant d'il y a trois ans, de bons de commande pour des produits déjà vendus ou d'informations sur les clients qui vous ont acheté pour la dernière fois il y a plus d'un an. Dans certains cas, tels que les documents fiscaux, vous devez conserver les registres à des fins juridiques. D'autres que vous voudrez peut-être garder pour référence, comme lorsqu'un client vous demande de rechercher un style qu'elle a acheté il y a deux ans. La ligne de démarcation entre les enregistrements actifs et inactifs varie selon l'entreprise et peut dépendre de la quantité d'espace de stockage dont vous disposez. Mais une ligne directrice utile consiste à transformer les enregistrements qui n'ont pas été modifiés pendant un an en fichiers inactifs.
Transferts
Développer une méthode systématique de conversion des fichiers actifs en fichiers inactifs. Une méthode consiste à l'intégrer dans vos procédures de fin d'année. Au cours de la dernière semaine de l'année, parcourez vos dossiers et sortez tous les documents des classeurs de votre bureau. Transférez ces vieux papiers dans des boîtes de rangement que vous gardez dans une arrière-boutique. Si vous avez besoin d'accéder aux fichiers inactifs, vous pouvez toujours le faire facilement.
Offsite
Lorsque vous manquez d'espace dans l'arrière-boutique, vous devez envisager une option hors site. Une possibilité est un casier de stockage que vous louez mensuellement, ce qui peut économiser de l'argent mais peut soumettre vos fichiers à des températures extrêmes. Une option plus sûre est une installation climatisée spécialement conçue pour les enregistrements importants. Bien que cela soit plus coûteux, vos fichiers sont protégés contre les températures extrêmes et les problèmes biologiques tels que la moisissure et la moisissure.
Passer au numérique
Si vous n'aimez pas l'idée de jongler avec le papier tous les quelques mois ou années juste pour les stocker correctement, pensez à numériser vos fichiers. Même l'IRS accepte les versions numériques des reçus comme preuve de dépenses. Ce processus réduit une armoire pleine d'enregistrements en bits et octets qui occupe beaucoup moins de place sur les supports de stockage magnétiques. Vous pouvez conserver beaucoup plus de documents à portée de main et les rendre instantanément accessibles à toute personne disposant d'un ordinateur. Vous pouvez également dupliquer vos fichiers inactifs vers différents emplacements ou vers des serveurs hors site. Si quelque chose arrive à détruire le stockage dans une zone, vos fichiers sont toujours conservés ailleurs. Pour démarrer le processus, demandez à votre personnel de bureau de numériser tous les documents papier dès qu'ils les reçoivent. Vous devrez acheter des scanners ainsi que des disques durs et des logiciels de stockage. En ce qui concerne les fichiers inactifs existants: il peut être une meilleure utilisation de vos ressources en personnel pour engager une entreprise extérieure pour numériser vos dossiers.