Le cabinet d'un médecin est une entreprise de services dans laquelle les patients paient pour les services du médecin et paient occasionnellement pour des tests effectués ou des médicaments administrés dans le cabinet du médecin. En tant que tel, le cabinet d'un médecin doit tenir des registres comptables afin que les patients et leurs compagnies d'assurance puissent être facturés correctement pour les services rendus par le médecin. En plus des paiements effectués par les patients, les médecins doivent collecter et enregistrer une variété de chiffres comptables supplémentaires, y compris les frais généraux, l'équipement, les médicaments et les coûts de main-d'œuvre pour s'assurer que leurs pratiques sont rentables.
Information sur le patient
À des fins comptables, chaque patient qui se rend chez un médecin peut être considéré comme un client. Le bureau doit collecter plusieurs informations importantes auprès de chaque client pour s'assurer que la visite est correctement facturée. En plus des informations de contact standard, telles que le nom, le numéro de téléphone et l'adresse du patient, les cabinets médicaux collectent généralement le numéro de sécurité sociale du patient et les informations sur l'employeur, de sorte que si le paiement n'est pas reçu, ils peuvent procéder au processus de collecte. Le personnel du bureau doit également collecter les informations d'assurance de chaque patient, y compris l'adresse de facturation de la compagnie d'assurance et les informations de quote-part, afin que la quote-part appropriée puisse être collectée au moment de la visite. Ces informations doivent être mises à jour au moins une fois par an, car les polices d'assurance maladie sont renouvelées chaque année, et si un patient change de régime d'assurance ou de société, les informations de facturation et les montants de quote-part peuvent être différents.
Informations comptables générales
Les cabinets médicaux doivent également enregistrer des informations comptables générales sur la pratique, y compris les coûts et dépenses de fonctionnement. Cette liste comprend le loyer, l'électricité, le service téléphonique, la main-d'œuvre et les coûts d'équipement. Alors que de nombreux médecins se concentrent davantage sur l'aspect médical de leur pratique, quelqu'un au sein du cabinet doit être au courant de ces dépenses critiques afin que les membres du personnel soient payés tous les mois et qu'il y ait plus d'argent entrant que sortant. Une comptabilité appropriée des tests en cabinet et des médicaments administrés au bureau permettra également à un directeur de bureau ou à un autre membre du personnel de savoir facilement quand il est temps de commander des fournitures ou des médicaments.
Dossier patient
Bien que certains ne considèrent pas le dossier médical d'un patient comme un outil de comptabilité, les dossiers médicaux contiennent une mine d'informations, y compris les médicaments qui ont été administrés et leurs quantités, ainsi que tous les tests effectués au bureau, comme une analyse de sang. La tenue de registres précis de ces informations garantit que les frais appropriés sont facturés à la fois au patient et à la compagnie d'assurance du patient afin que les coûts des produits pharmaceutiques et des fournitures soient couverts et que l'utilisation de l'équipement soit payée.
Collaboration avec d'autres pratiques
Si un médecin a un accord avec tout autre cabinet médical, des informations comptables supplémentaires pour chacun de ces accords doivent être enregistrées. Par exemple, si un médecin a un accord avec un centre de test afin que ses patients puissent se faire tester sans être facturés, le médecin doit enregistrer chaque fois qu'il réfère un patient au centre de test afin que le centre de test reçoive le paiement approprié et l'assurance du patient. est facturé pour les tests.