Quelle est la meilleure solution pour numériser rapidement un grand nombre de documents?

Dans une ère sans papier de plus en plus dépourvue de copies carbone et d'autres documents papier, les foyers et les entreprises utilisent encore beaucoup de papier. Bien que le papier soit encore nécessaire pour les signatures ou certains documents juridiques, son stockage et sa récupération nécessitent un espace et des ressources humaines importants. De nombreuses entreprises choisissent de numériser leurs dossiers papier pour une administration facile. Vous pouvez accomplir cela plus rapidement en investissant dans quelques ressources clés.

Chargeur automatique de documents

Vous avez besoin d'un scanner pour convertir vos documents en numérique, mais les scanners à plat, grâce à leur polyvalence, vous obligent à soulever un couvercle et à remplacer ou retourner chaque page d'un document. De plus, les scanners à plat sont limités par la vitesse d'une ampoule se déplaçant sur le lit de verre. Une meilleure option pour utiliser un scanner avec des documents de plusieurs pages est un scanner avec un chargeur automatique de documents. Bien que les implémentations de l'ADF varient, elles ont un bac à papier à partir duquel des feuilles individuelles sont tirées à travers une lampe. De cette façon, ils peuvent automatiquement tirer une pile complète de papiers un par un.

Duplexage

Les bacs ADF traditionnels sont pratiques pour les documents recto. Cependant, de nombreux documents sont imprimés des deux côtés. Afin de prendre en charge les documents recto verso, achetez un scanner ADF avec des capacités d'impression recto verso. Une unité recto verso tire le document dans un sens, puis une série de rouleaux le retourne et le repousse au-dessus de la lampe.

Logiciel de numérisation

En plus du matériel, l'analyse rapide se résume également au programme qui le contrôle. Bien que de nombreux scanners soient fournis avec un logiciel de numérisation, ces programmes sont généralement inefficaces pour trier, traiter et nommer des groupes de documents. Des programmes avancés, tels qu'Adobe Acrobat, fournissent des services supplémentaires pour faciliter l'automatisation et l'indexation. Acrobat, par exemple, peut effectuer une reconnaissance optique de caractères, ou OCR, ce qui rend les documents numérisés facilement consultables.

Solution de stockage

La numérisation de documents volumineux nécessite une solution de stockage. Au départ, le scanner stocke le document sur le disque dur de l'ordinateur auquel il est connecté. Cet emplacement, cependant, empêche le partage de fichiers et laisse le document numérisé vulnérable aux pannes du disque dur - si le disque dur sur lequel les fichiers sont stockés meurt, tous les documents sont perdus. Utilisez un système de stockage basé sur le cloud pour archiver rapidement les documents et les rendre accessibles à d'autres. Un service tel que SkyDrive de Microsoft ou iCloud d'Apple rend rapidement vos documents numérisés disponibles sur n'importe lequel de vos appareils compatibles. Si vous devez partager les documents entre utilisateurs, vous aurez besoin de services tels que Google Drive qui permettent le partage de fichiers avec d'autres utilisateurs de Google. De grands volumes de documents nécessitent des solutions évolutives, telles que le service cloud à 10 cents par Go de Rackspace ou la mise à niveau du stockage d'Amazon à 500 $ par an et 1 To vers Cloud Drive.